发布时间：2023-06-30 16:06:38
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理机制样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
大学生心理档案，是心理教育机构根据学生身心发展阶段的特点，运用心理测评手段，从个人简介、家庭背景、学习表现、智力水平、个性特征、心理健康状况、学习动机和态度、思想品德和价值观等方面入手，记录大学生在进入大学后适应校园生活过程中的心理健康状况，用以评定、预测和监控大学生心理行为的管理系统。通过填表、心理测试、动态观察、个体咨询等手段收集与整理有关受辅学生的资料，并在此基础上把学生心理发展情况的系列资料进行归档和保存。
1 建立大学生心理档案管理机制的意义
1.1 有利于在校大学生的成长和发展。大学生心理档案的建立是大学生了解自我、改善自我的重要途径之一，大学时期培养学生认识自己、认识他人及承受挫折的能力，是现代社会日益加剧的竞争环境所提出的要求。近年来，发生在大学生中的一些典型案例，也从多个角度和侧面证实了大学生心理健康水平在个体成长和发展过程中有着至关重要的作用。[1]
1.2 有利于高校制定科学管理政策，提高管理效益。传统的管理模式在指导思想上注重和强调“管住”学生，忽视建设和导向；在学生教育管理的内容、方法和途径上，存在方法陈旧、途径单一、管理无效的现象；它强调对纪律的要求，注重共性培养。而学生因管束太多，导致独立意识差，内在的创造潜能得不到有效开发和激活，忽视了人的“自由而全面的发展”，尤其是以激励促发展的教育管理机制没有得到充分运用和发展，挫伤了学生积极性，扼制了学生的全面发展。
1.3 有利于改革创新管理方法与手段，密切师生关系。坚持管理创新，首先要确立以人为本的教育管理理念，尊重学生个性发展，进而促进学生全面发展。以人为本的教育管理理念是教育改革和发展的核心，也是教育工作的出发点和归宿。以人为本的核心在于对人性的充分肯定，对人的自由和民主的追求，最广泛地调动人的积极因素，最充分地激发人的创造活力，最大限度地发挥人的主观能动性。“大学的主旋律应是育人，而非制器，是培养高级专门人才，而非制造高档器材。我们的教育失去了人，忘记人有思想、有感情、有个性、有精神世界，就失去了一切。”[2]
2 大学生心理档案管理机制建立中存在的问题
2.1 大学生心理档案内容更新缓慢，缺乏动态性。由于大学生心理档案具有动态性和发展性特点，其建立并非一劳永逸，而是基于数次心理调查结果所形成的一种历史记录。然而，就目前已经建立心理档案的多数高校来看，普遍存在这样一种现象，即建立起来的心理档案内容陈旧且更新速度缓慢。虽然学校方面已意识到学生的心理状况是不断发展变化的，历史的记录往往不能准确反映学生现时的心理实际，对未来更没有太大的参考或指导价值，但在具体操作中，学校并没有定期更新心理档案的内容与形式，做到对学生心理发展变化的材料定期记录和收集，以致看似“完整”的心理档案早已落后于学生心理变化。事实上，如果心理档案不能及时反映学生的心理状态，其记录的内容在一定程度上就失去了存在的意义。[3]
2.2 档案管理人员专业水平有待提高，管理制度不完备。心理档案的建立和管理是一项专业性很强的工作，从事此项工作的人员应当具有健全的人格、扎实的心理学知识、广博的文化知识、丰富的人生阅历和心理辅导实践经验。目前，许多高校的心理档案管理人员缺乏专业素养和训练，不利于心理档案的管理和作用发挥。同时也缺乏完善的管理使用制度，在一定程度上制约了心理档案功能的发挥。
目前，多数学校除在每学期开学期间对新同学进行例行的心理健康普查归档之外，并没有做到每半年或一年再进行一次补充或完善。而在平时的工作中，更没有对存在心理问题的学生做进一步追踪，把持续充实心理档案作为高校学生管理工作的日常性内容，及时替换掉档案中的旧有材料，以便更好地掌握学生心理发展规律。因而，其管理的结果也就无法满足客观实际的要求，大大降低了心理档案的使用效率，影响其价值的发挥。
2.3 大学生心理档案服务性不强，造成资源的浪费。大学生心理档案是为学生、教师以及高校决策部门服务的。它能帮助教师全面、准确及时地了解每个学生的个性特点、心理需求等，从而使教师在教育工作中能做到有的放矢，提高教育教学质量。心理档案不能束之高阁，要充分利用这一重要资源，挖掘心理档案的多角度育人功能，提高高校教育、管理工作的针对性、前瞻性和科学性。[4]
与其他类别的高校档案的成熟管理机制相比，大学生心理档案建设起步较晚，管理机制存在明显的不足。因此，克服大学生心理档案管理机制中存在的问题，建立一套完善的管理机制，成为适应大学生心理健康教育发展新趋势，也是提高高校思想政治教育效率的必然要求。
人事档案管理工作质量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，导致人事档案存储数量偏低，入库人事档案整理工作粗糙。人事档案管理过程中会有定期整理和清理工作，但是这并不能从根本上解决人事档案管理过程中的存储问题和档案整理质量。陈旧的人事档案管理模式已经无法适应新经济时代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整体性和配套设施的落实程度。实践是检验真理的唯一标准，在实际工作中不断检验新制度的使用价值，不断完善改进以求符合社会发展要求。
二、人事档案管理机制创新策略
1、强化人事档案管理意识
人事档案作为人事管理机制中的特色管理内容，是个人身份、学历、政治面貌、思想品德的凭证，在企业单位用人方面人事档案作用不可忽视。人事档案事记录人一生生活工作轨迹的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事档案管理部门管理意识模糊造成档案流失或严重损坏等现象屡屡发生，因此强化人事档案管理意识迫在眉睫。面对人事档案管理过程中出现的问题及时解决，各级领导和工作人员要审时度势，明确工作内容，尤其是档案管理人员要不断提高业务水平，为单位营造好的人事档案管理机制创新出一份力。
2、完善人事档案管理机制
人事档案作为国家机关和公司单位的重要文件，需要严密的档案管理机制，《档案法》明确要求档案的分类归档要做到有章可循，管理体制要有法可依。人事档案管理部门要在辨明档案真实性上严格把关，更要做好档案保密工作。完善的人事档案管理机制创新可以更好的促进各种实际问题的高效解决。
3、实现人事档案管理信息化
关键词：知识经济；高校；综合档案
众所周知，高校作为人才培养的一个重要基地，也是教育的起源地所在。在其日常综合管理工作中，普遍是通过对各种档案的有效管理来从事各类科研活动与教育教学活动，并用文字、图标等形式将所有活动项目记录在案，由此就形成了高校综合档案[1]。故从某种意义上讲，高校档案蕴含着宝贵的资源与财富，是其他管理信息无法比拟的，不仅是知识经济背景下高校全面发展的一个重要依托，同时也是高校继续展开各项活动的重要依据。为此，积极寻求高校综合档案管理办法，就很有必要。
一、知识经济背景下高校综合档案管理问题分析
（一）对档案管理认识不足
部分高校领导普遍对高校综合档案管理存在着认识不足的问题，多将其当成学校日常行政工作附属，可有可无，并将精力主要投入在学校基建与科研等事务上，较少将目光放在档案管理上，从而造成高校档案管理的不到位。正是因为领导的不重视，造成档案管理人员缺乏对工作的主动性与积极性，安于现状，缺乏创新精神，进而出现高校档案丢失或失真等问题。同时，一些高校依然采用传统手工档案处理形式，造成高校档案管理逐渐流于形式，缺乏必要的利用与服务功能，无法迎合知识经济发展需求。
（二）档案安全管理不到位
知识经济背景下，伴随各类信息化设备与技术在高校档案管理工作中的广泛应用，国内外信息安全形势的紧迫性也日渐凸显，致使档案信息安全管理问题也日渐引起了重视[2]。如档案信息失真、被篡改，档案信息被窃取，故强化对高校档案信息的安全管理很有必要。
（三）档案利用率低
在部分高校中，因其档案，特别是科研档案，多以纸质形式存档，且只有一份，不允许借出，只能在档案室查阅。这样一来，不仅使档案查阅者无法获得在短时间内获得自己想要的信息，而且查阅者的长期翻阅也使得档案的完整性得不到保障。长此以往，一些有价值的档案资源无法共享，从而造成档案资源的遗失。
二、知识经济背景下高校综合档案管理对策分析
（一）形成档案管理意识
知识经济背景下，树立档案管理意识、革新档案管理观念是高校提升综合档案管理的基础所在。为此，高校在日常综合档案管理工作中，需做到三点：一是形成档案开放意识。因知识经济背景下，档案已从部分群体特权逐渐向全民开放了，大多数的高校纷纷将档案资源向广大师生与公众开放，只有少部分机密档案资源被封存。为此，高校档案管理人员也应树立档案开放意识，并具体结合服务者需求，逐步提升档案工作的服务性与开放性。二是形成档案时效意识。因知识经济背景下，社会节奏逐渐加快，基于此，高校综合档案管理也需迎合时展需求，逐步提升其时效性，及时收集、整理档案，结合服务对象需求，第一时间开放档案信息，以此来提升档案资源利用的价值。三是形成档案服务意识。知识经济背景下，各高校间的竞争也日渐转向了科研实力与教学质量的竞争，而高校综合档案管理工作作为高校展开科研与教学工作的一个重要依据，必然就需要档案管理者逐步树立档案服务意识，切实做好档案管理工作，从而为档案利用者提供更优质的服务[3]。
（二）强化档案信息安全建设
1.制定适合的档案信息安全管理机制。高校综合档案管理者需严格落实《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国保密法》等法律规章制度，制定出迎合本高校综合档案管理的档案信息安全管理机制，以此来保证档案信息的安全性。
2.落实各类档案信息及其价值鉴定工作。在日常档案管理工作中，档案管理人员需严格落实对各类档案信息及其利用、服务价值的鉴定工作，以此来明确其档案开放和控制、利用范围。
3.重点加强对档案的管理。在高校综合档案管理工作中，各单位与各档案管理人员在管理、利用那些与控制使用档案的时候，均需严格按照国家相关规定与实际工作需求，制定对应的审批手续，不可擅自开放或是扩大其利用范围；而对于那些已经解密与未被定为密级但仍需加以控制使用的相关档案，也需按照相关规定处理；对的计算机信息系统，也需实现同互联网的隔离处理，不可用处理国家秘密信息的计算机连接互联网，而需同互联网链接的计算机或其它一些电子信息设备也不可存储、处理或传递档案信息。
4.逐步强化对档案管理电子设备和应用系统的有效管理。即严格参照国家相关规定构建高校档案管理系统与安全防护体系，强化网络安全管理工作，严格落实各项安全管理机制，确保各类电子设备与软件可正常使用，以免档案信息被窃取或篡改[4]。同时，有效检验并认证电子档案的存储介质，确保其长期可用，并积极展开对高校电子档案的安全保护技术的大力研究工作，开发出一些有效的电子档案安全管理技术，以此来确保高校各类档案信息的安全与有效。
（三）实现高校档案管理的网络共享化
综合档案的共享，一直以来就是高校广大教职工与科研工作者展开教育教学与科研工作的前提所在，而现代化电子网络技术的发展就为这种资源共享提供了可能。首先，从形式上来讲，各大高校可充分利用其校园网与办公自动化系统来实现同校外构建网络资源共享关系，并在校内网上实现对各类档案资源信息的与开放等。其次，高校还需积极构建档案信息检索平台，从而让档案利用者只需输入相关关键词就可查找到相关的档案信息。与此同时，也可在网上开放档案信息咨询服务，为档案利用者提供定向、定题的信息资源，以此来不断提升高校档案服务水平。当然，要想更好地解决高校综合档案信息的分散性与档案利用者对档案信息需求间的综合矛盾，高校各档案管理还必须彻底摈弃传统那种“条块分割、各自为政”的管理观念，积极树立服务意识与资源共享管理，实现各部门同档案管理部门间的沟通与信息交流，逐步做到档案信息服务整体化与网络化发展，最终实现各类档案资源的全面共享[5]。同时，知识经济背景下，逐步强化对高校内部各档案管理人员现代办公技术培训工作，同样也是实现高校档案资源网络共享的重要保障。为此，各高校还需积极落实对档案管理人员的技术培训工作，逐步提升其综合素质，为综合档案的现代化与信息化管理奠定坚实的人员保障，从整体上提升高校综合档案资源的共享率。总而言之，伴随知识经济时代的来临，高校综合档案管理工作也面临着较大的挑战。基于此，明确高校在综合档案管理方面存在的问题，并具体针对问题提出相应的解决方案，对促进高校档案管理工作实现标准化、网络化与信息化、规范化管理，有着重要的作用，应给予高度重视。
作者:谭春霞 单位:长春工程学院档案馆
参考文献：
[1]刘楠.知识经济时代高校综合档案管理的问题及措施[J].唐山师范学院学报,2012(5)：159-160.
[2]谭春霞.谈高校综合档案管理存在的问题及改进方法[J].黑龙江史志,2014(17)：215.
[3]丁林林.知识经济时代高校档案管理工作面临的挑战与途径[J].科技展望,2015(7)：217，219.
1 现状分析
1.1 部门间信息系统无统一标准，不互通
当前多数高职院校的各个业务部门的信息资源管理基本是从自身需求出发，没有全局统筹与规划，信息共享无法实现。另一方面，各部门之间的数据没有统一标准，系统的数字格式、 结构不统一，导致信息的不兼容， 资源共享的瓶颈出现。各部门信息系统管理各自为政， 导致了档案信息重复开发、建设，人力、物力、财力的浪费无法避免，有时个别部门存在占有信息的心理也导致信息无法共享。
1.2 档案管理人员水平参差不齐
档案管理人员的基本要求是能够有效地管理档案馆的各项业务，主管人员要求具备高级及以上专业技术任职资格条件，在档案业务素质和档案学术科学研究上具有一定权威和成果。但是目前高职院校的档案管理人员以及部门的负责人大多来自学校的其他部门，不是专门的档案管理专业科班出身，有的甚至只是兼职管理档案人员、实习人员或临时编制的工作人员。他们不具备档案专业的知识和水平，会使档案管理工作任务的完成造成障碍。
1.3 档案管理的数字化建设需进一步加快
信息时代，数字化技术由于其经济、方便等特点将纸质的文本文件取代已成为趋势，数字化档案损耗少，查找利用率高。但部分高职院校的档案管理工作中实现数字化管理的相对还比较少。一些高职院校的行政人事档案、学生的学籍资料还是以纸质文档为主，在查找时需要档案管理人员在档案库房花费很长时间，造成工作效率底下。
1.4 档案意识不强，普及度不高
很少有高职院校特别重视档案工作，比如在校园进行档案基础知识的宣传等，师生不了解档案对子的的作用和意义，造成其档案意识不强，在获得奖励和成果时没有承担起很好的保管责任，不能及时将证书原件归档。需要使用证时由于材料的遗失不得不找各种途径去补开证明，费时费力，甚至耽误前途。
2 高职院校档案管理工作的若干建议
2.1 健全档案管理机制
《高等学校档案管理办法》中规定，高校档案馆应当作为与图书馆同级别的独立机构而设立，提高档案管理人员的准入门槛，引进专业的档案专业管理人员，这样学校的档案管理才能为其服务功能的实现创造可行的环境，增强档案在校园内和校园外的影响力。作为学校来说，档案管理工作要做到对过去负责、为现在记录，为将来传承，从档案形成的最初到材料的收集保管，再到文档的利用和销毁的各个环节都要制定和执行有效的规章制度。
2.2 重视档案管理人员培训，推进档案信息化建设
可组织档案管理人员参加档案工作的集中学习和培训，重点学习档案工作的数字化，将文档数字化整理和归类。学校应出台措施，将校内各类文件进行统一规范，让各类档案实现规范化和归档及时化，可购买符合自身档案特点的管理软件进行档案的管理。这还有利于对各类档案的及时更新和维护，实现无纸化办公。另外，对现有的纸质文件应通过扫描等数字化手段尽快进行归档和整理，满足师生调阅和查询的需要。
2.3 加强档案意识的普及和宣传力度
档案管理人员应增强服务意识，提供档案的管理和查询服务，提升工作态度和服务成效。多为师生宣传档案的重要性，深化大众的档案意识，增强师生对档案和档案管理重要性的认识，让全体教职工和学生支持和配合档案管理工作，提高档案的利用价值。
关键词：人口计划生育；档案管理；措施
档案是对历史的记录，如何做好新时期的人口和计划生育工作的档案管理工作对我国新时期人口和计划生育工作更好开展和促进社会经济有好又快发展有着积极的作用。新时期的人口和计划生育工作已经迈入了法制化，规范化，制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新时期的人口和计划生育档案管理工作已经不能够停留在以前的管理模式上了，必须要有采取新的管理模式，并加强管理工作等实践方面的创新研究。
一、充分认识人口计生档案工作的重要性
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。同样，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。恰恰是乡镇计生干部特别是乡镇领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高乡镇计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。市、县（区）人口计生部门要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少每年要开展一次系统培训，使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握计生档案管理的基本知识，提高对计生档案管理的认知程度和接受程度，避免在工作中不作为和乱作为。
二、人口和计划生育档案管理工作现状
我国是一个人口大国，我国的人口和计划生育工作的开展面临着许多严峻的形势，这也为我国人口和计划生育档案管理工作也带来了一些问题，主要就集中在两方面：
1、领导对档案管理工作不够重视
基层档案整理和保管是整个档案管理工作全过程的基础，这却是我国的人口计划生育工作档案管理工作的薄弱环节。领导对基层的档案管理工作一般都不够重视，档案管理部门在人们的心中也是“冷衙门”，基层的档案管理工作人员不具有什么地位，对工作提出的建设性建议总是不能够获得应有的重视。档案的管理工作并没有列入各级计生考核体系中，领导关注的事情一直都是计生的实践工作，档案的管理已被自然忽略了。在录用管理人员之时，一般考虑政治背景就行了，几乎不关注档案管理方面的专业能力是否已经具备。
2、缺乏档案管理意识，档案保管条件差
档案管理工作的不受重视对工作人员的工作积极性也是一个沉重的打击，而基层工作人员的业务素质和档案管理意识方面也跟本不可能获得提高，离《档案法》的要求相差实在是太远了。计生工作档案管理人员对档案的保管技术工作和业务方面的知识背景都非常的缺乏，多停留在“存放便万事大吉”的状态，这使得档案管理总是显得杂乱无章的状态。因为档案管理工作本身就缺乏应有的重视，因此档案保管方面的硬件设施也跟不上时代的要求，档案库缺乏相应的保护措施，这些都为档案管理工作带来了许多的隐患。尽管现在国家提出了一些列的严格规章制度和法律法规，但是人口计生档案管理工作方面依旧是出现一房多用，办公用品质量低下等现象，甚至档案资料出现污损和丢失等重大工作失误。
三、加强计生档案管理工作的对策
1、提高对计生档案管理工作的重视
领导对计生档案管理工作的重视是对档案管理工作制度化，标准化最为关键的一个环节，是计生档案管理工作能够顺利进行，能够科学管理现代化的前提。人口和计划生育部门的领导应当更新观念，充分认识到计生档案管理工作对计生工作开展的决策依据方面的作用，为育龄妇女提供优质服务的作用，为流动人口提供优质服务的作用，促进计划生育工作改进的作用，为农民致富方面的作用。要把计生档案管理工作提到和计划生育协会，法制建设等部门同等重要的地位，把管理和建设纳入到主要的议事日程，划拨必要的财政投入，为档案管理工作打下良好的基础，为计生档案管理工作进一步的科学化，标准化，现代化做好准备。
2、强化人口计生档案管理规章制
人口计生工作任务十分繁杂，为把档案管理工作融入人口计生部门的各项工作中，就需要有一套完整的制度来规范约束。一是人口计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，严格按照制度办事，严把“三关”，即：评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，在专业人员指导下进行验收整理，凡不符合质量要求的，必须重新按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。二是实行定期谈话制度，专兼职档案员要定期与服务对象谈话，经常到基层去，到育龄妇女家中去，获取第一手资料，取得工作主动权。三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整齐全，从而保证相关资料得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人口计生工作的质量，也提高了档案的可利用性。
3、拓宽服务领域，强化服务理念
首先应建立健全计生档案，主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是：计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外，还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚，有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，计生材料及时收集归档。建立完整准确的计生档案，这就为计生档案的信息化管理打下坚实基础。
4、提高工作人员的管理素质
档案管理工作人员的知识技能水平和科技水平直接关系到档案工作的管理水平，我国的计生档案管理工作需要提高工作人员的管理素质。这些素质可以从以下几个方面综合入手：第一、重视对高素质、复合型人才的培养；第二、重视计生档案工作人员的在职培训；第三、鼓励档案工作人员自我成才；第四、合理调配人才，优化人才结构。工作人员素质的培养和提高一定要结合信息时展的技能需求，为下一步引入计算机等技术进行档案管理工作做好人才的储备和培养工作，使得我国的计生档案管理工作的台阶能够跟上时代的步伐。
5、引入新技术
计算机技术应用在计生档案管理工作的多是浅显的技术手段，没有发挥出计算机应当具有的能力，所以要积极应用好计算机技术在计生档案管理工作中的作用，还应当进行适合我国计生档案管理工作现代化，科学化的信息管理软件，以有效的简化档案管理工作的一些繁杂过程，提高工作效率，优化档案管理工作。
人们进入图书馆的时候有个检索系统，这个系统为人们寻找需要的书籍带来了许多便利，而计生档案管理工作人员应当积极引入类似的系统，为工作带来便利，而不是搬照以前的工作方式，只是对文案归档处理。在检索的过程中，寻求用关键词代替主题词的方法避免主题词存在的繁琐，效率低下的弊病。计算机技术在应用过程中，首先要做好数据库的构建工作，构建一个良好的数据库系统，不仅有利于将来工作的人员对档案的录入工作，也有利于将来文件的查找工作。而且构建的数据库应当简便易操作，不能是部门请来了构建数据库的工程师，但体统太过专业化，不易于一般工作人员操作那么计算机技术的引入也就失去的了应该具有的意义了。在档案的保管方面，由于纸质的文档不容易保存，容易受到许多环境因素的影响。现实中档案管理库并不是非常的完善，而且还多存在一房多用的情况，文档容易受到损坏，因此，可以积极利用多媒体等手段对档案进行有效的保管。比如把文档做成很小的胶卷，这在许多大的图书馆就有利用这种技术，而且还非常的经济，这不仅有利于档案的保存，还能够极大的减小档案对空间的占用。同时把一些数据制作成相应的可以在计算机上观看的视频或者音频之类的文件，不仅有利于档案的查阅，更有利于档案的永久保存和复制。
6、要加强档案管理的网络化建设
实现档案管理的网络化，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能搞好地起到资料的交流和共享作用。要不断强化档案的服务功能，编制和安装科学、实用的档案检索工具，力求实现档案资料查询“以计算机为主、案卷目录为辅”的查询系统，把“死档案”变成“活资料”。目前，全省人口计生网采用四级网络的树形结构，覆盖了省、市、县、乡四级行政区域，将常住人口信息和流动人口信息分别管理，同时又相互关联，建立两地联系，实现了数据一处输入，各处共享，既提高了档案管理水平和办公效率，又为杜绝违法生育行为奠定了基础，还可便于各级及时查询汇总信息，及时掌握育龄妇女管理工作情况，为稳定低生育水平提供数据支持。
高校的成绩档案，是高校教育活动成果记录，反映了学生各个方面的真实信息。高校普及了学分制的教学方式，这给档案管理工作带来了一定的困难。因为采用学分制，导致文件的大幅度增加，档案管理工作相比之前更加的繁重。本文通过分析，简述档案管理的策略。
【关键词】
应用型高校；学分制；档案管理
学分制是高校一种高效的管理制度，用学分作为毕业的根据。随着医学院校在管理模式上进行学分制改革，学生的档案管理数量也随之增多，造成档案管理工作量的增加，所以需要找出一种策略进行解决。
一、高校的学分制管理
（一）学分制
学分制的核心是学生自由选课制度，可以让学生拥有更加灵活的学习时间，有选择性的选择学习内容。它适应了培养人才的要求，提升了教育质量，加深素质教育的改革，推进了学生个性化教育。
学分制可以用来衡量学生的学习情况，让学生从自身出发，合理安排学习进度，学生的自主性得到了增强。同时，学分制尊重学生的个性与自由，为学生提供了一个平等的机会进行自我发展。其最大特点就是突破了学年的限制，只要满足学分指标就可以毕业。
而医学院校的专业针对性很强，主要培养学生的动手实践能力。为了便于管理，医学院校通常使用编级管理方式，将医学课程的学习阶段和毕业实践阶段分别设定学分。如果累计学分没有修够，或者教学计划内不及格的，将此类学生编入下一年级。在学制年限内依然没有修够学分的，可以延长修业期，将学生管理编入下一年级。
（二）学分制高校成绩管理特色
由原来的固定学制，变成了如今的弹性学制，允许学生在学习期间无论是毕业提前还是毕业推迟，只要在学分修够的情况下就可以毕业。这样就造成了学生档案变得很复杂。再加上学生实行选课，学生的学习成绩由原来的百分比量化成了学分，同一专业班级的跨专业的课程成绩，让档案充满了交互性。
二、学分制下的成绩档案管理
（一）建立学号档案管理
在学分制下的高校中，成绩档案零碎而分散，输入成绩、修改成绩、查询成绩都比较慢，很难进行高效的成绩管理工作，也无法进行有效的信息反馈，所以需要建立一个完整的学号档案管理机制。由于学分制的特点，学生可以夸系，夸专业选择学习课程，于是我们就应该弱化院系和专业的概念，突出学号的概念。同时由于人重名的现象很严重，而学号却具有唯一性，无论怎么变动系和专业，学生的学号是不变的。
学号的编排具有一定的规律，这使得档案管理不会再出现传统方式下，由于院系、专业、姓名的方式进行管理时造成的档案繁多，工作量大的问题。学号档案管理的方式具有系统性，完整保留学生是否留级、是否休学、提前毕业等非常规档案。用学号作为档案管理方式，可以确保成绩档案管理的规范和稳定，快速准确的进行查询检索。
（二）建立部门合作管理机制
为了避免成绩档案重复进行工作，作为档案管理部门，应该联合学校的每个部门进行有效合作，建立合作管理机制。避免档案管理变得繁琐困难，学校的每个层面，领导教师学生等都要融入档案管理之中。
首先，学校领导要建立有效的制度，科学规范的对成绩档案进行管理。让成绩档案管理工作，做到分工明确，把责任规划到每个人身上。还要规范工作程序，明确工作流程，减少反复工作和盲目工作。
其次，每个院系的教师需要提高档案管理意识，促使教师可以自觉递交成绩档案到院系部，有利于成绩档案的整理归档，利于档案管理的规范化。
再次，由于学分制实行选课制度，学生的自由度增加了，而教学计划也相应的增加，有几个学生就有几份教学计划，而档案管理工作也变得异常繁重，稍有不慎就会出错，影响成绩管理的准确性。所以需要把学生也纳入档案管理工作当中。
最后，由于学生是在各个院系之间选课，这样造成了评价成绩、收集数据方面的复杂局面。为了解决这个问题，高校可以建立校院合作管理模式。院系的教师提供考试的试卷以及成绩批阅和试卷保管工作。而学校复杂院系学生的成绩查询和分析统计等工作。通过分工明确的档案管理工作，促进院系部门的协调，减少管理的混乱，保证档案管理工作的正常运行。
（三）档案管理的网络数字化应用
学习的教学模式逐渐采用学分制，排课的形式也有安排式改成了选课方式，这样学生选课实现了自由化，但管理人员对其分数的管理上出现了困难，原始纸质档案无法满足工作需求，在如今网络信息化时代，高校的档案管理工作利用网络系统进行成绩档案管理，也已经成为必然。在管理上，应该将手工录入方式和电子录入方式相结合。相比传统的手工录入方式，采用计算机技术对学生成绩进行查询操作、录入操作、修改操作以及删除操作等，查找更方便，存储量更大、检索速度更快、可靠性和保密性更高。
现在很多应用型高校，都采用教务软件进行电子录入方式进行成绩输入工作。这种方式有利于档案管理工作的系统化、规范化。教务软件还可以对学生的成绩进行管理，对学生的班级、课程、班主任、成绩等信息进行管理，提高了工作效率，也方便了查询学生成绩。
在成绩档案进行数字化时，需要对纸质档案进行整理，对录入的档案信息和有关文件等进行审核和校对。这些工作流程应该责任落实到人，明确职责。考虑档案原件信息保护的同时，最大程度发挥档案管理的数字化功能，保证信息的真实可靠。同时建立文件级别的目录数据库并加以同步，这样可以让成绩档案的准确率有所提高，为了方便了使用者，应该同时进行档案的数字化和网上查询功能。
三、结语
成绩档案管理是一个细致而又繁杂的工作，开展学分制教学，提高了高校档案管理工作的难度和要求。档案管理工作应当以学生为本，不断提高其服务能力和管理工作的效率，推动科学化的成绩档案工作。
参考文献：
[1]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（01）
一、职业技术学院加强财务档案管理的作用
职业院校的财务档案管理包括了院校财务开支的全部活动资料，是整个财务工作的具体反映和写照。因此，高校的财务档案保存可以作为日后研究院校财务状况的重要凭证，对日后工作人员找寻资料也提供了方便的途径，大大促进了高校的经济管理。对于有些财务管理中的问题分析，院校财务档案中的资料可以作为重要的参考，为事件处理提供可靠地数据资料，节省工作时间，提高效率。还有一些财务分析的工作，需要使用之前的财务档案，此时数据保存完善的档案就会发挥重要作用。
对于职业技术学院的财务开支，难以避免会有些问题的出现，挪用公款、支出不合理都是很可能出现的，为了避免这种情况的发生，加强职业技术学院的财务管理也是一种有效的途径。对财务开支情况进行记录，能有效的减少不正常财务开支情况的发生，从而加强职业院校的经济管理。
通过分析职业高校的财务档案还可以为工作人员工作质量的评定提供参考，在分析过程中，院校财务支出的具体情况都会体现出来，对于各项支出和领导者的决策是否合理，都能够很明显的体现出来。而且，职业技术学院通过建立完善的财务档案管理体系，对于管理过程中的不足和缺陷都能及时发现，并且得到解决，促进财务管理的科学化、完善化。
在职业技术学院教学过程中，一些与经济管理相关的专业，都需要大量的实践和案例，与理论教学相结合，促进教学工作的提高。而本职业院校的财务档案刚好可以作为教学的参考和依据，将实际引用到教学过程中，既为教学提供了大量的真实案例，又促进学生的能力提高，一举两得。
二、目前职业院校财务档案管理中存在的问题
（一）对财务档案管理重要性意识不够
通过之前简述，可知对职业技术学校来说，财务档案管理有着重要的地位和作用。但是在大多数职业院校中，对财务档案管理的重视性都不高，一般只重视财务工作的开展，对于具体的证明、数据并不重视，只要求有简单的证明就可以了，并没有将档案管理工作落实到位。在之后的数据、资料整理过程中，大都只使用了财务工作中的简单数据，并没有将整个过程的数据收集完整，导致即使档案管理工作开展落实后，整个资料档案都并不完整，达不到预期的效果。
对档案管理工作的重视不够，从根本上来说，是由于领导者的重视不够，在职业技术学院中，主要原因就是由于学校管理者对于档案管理工作的重视不够。由于管理者不重视该工作的开展落实，所以具体的工作人员更难以将管理工作很好的落实到位。在初期的财务开支证明时就缺乏统一的规范要求，在之后收集资料时，数据也就难以完善。
（二）财务档案管理工作不够规范
相关工作人员缺乏专业的知识技能是造成档案管理工作不规范的主要原因之一。对于财务档案管理工作，没有统一的要求，不同的工作人员有不同的处理方法，造成档案管理工作的秩序混乱，影响档案管理工作的质量。其次，职业技术学院中没有设置专门的档案管理机构，很少有专门负责财务档案管理的工作人员，大都是由其他职能的工作人员，更容易造成管理工作中的不完善问题。而有些职业院校中，虽然有专门的管理机构，但是由于各部分之间的权责划分不明确，并且缺乏专业的知识技能培训，难以对管理工作统一约束。除此之外，资源配置情况也是影响职业技术学院财务管理工作的重要原因，没有具体的档案存放地点，信息数据没有具体的收集、保存途径，即使工作人员有较好的职业素养，也难以将工作规范完善。
（三）缺乏统一的要求和标准
我国高校的财务管理工作发展较晚，目前还没有统一的规范标准，所以职业技术学院在财务档案管理工作中更是难以达到预期要求，将财务档案管理的有益作用完全发挥出来。有部分职业技术院校虽然对财务档案管理制定有一定的要求，但是都只在小范围或者自己学校里实行，并没有扩展到整个行业，没有形成有规范的行业标准。
三、规范职业技术学院财务档案管理
（一）加强职业技术学院财务档案管理的意识
出于财务档案管理的重要性，和目前职业技术学院财务档案管理的意识不强，要重点落实增强职业技术学院对此管理的意识。职业院校要在充分意识到财务档案管理的重要性的前提下，改变之前对财务支出证明和资料收集的不重视情况，致力于完善院校财务档案管理体系。先从领导者抓起，引导院系领导者认识财务档案管理对学校财务支出和日后工作的重要性，建立注重学校财务档案管理的意识。在学校领导者的带领下，增强管理工作人员的重视，从而保证学校财务档案管理工作的重视程度提高和工作的落实，促进职业技术学院的财务开支科学化，促进职业技术学院的经济管理水平提高。
（二）提高管理人员的专业素养
专业的管理人员不仅能提高财务档案管理的效率，而且还能保证工作开展的有序和质量，因此，提高职业技术学院的管理人员具有重要意义。财务档案管理不是单纯的一项管理工作，对于工作者还有一定的专业要求，才能保证工作的高效率和高质量。对于从事财务档案管理的人员应定期的进行技能培训，保证管理人员的专业能力，同时将要求和标准及时传授给工作人员及时落实到工作中。对于提出要求的落实情况对管理人员进行考核，保证财务档案管理的工作人员的专业素养达到标准，保证财务档案管理能随着发展不断进步。
（三）健全院校档案管理制度
每个职业技术学院，要设立专门的财务档案管理机制，促进财务档案管理体系的完善。对于财务档案管理的支出证明，规定要有详细的数据说明，既是为了之后档案收集的便利，也是为了保证职业技术学院的财务支出合理，避免财务问题的出现。在之后的数据收集阶段，要将各种资料收集完善，保证数据的真实性。职业学院在建立管理机制的前提下，对于各部门的分工，也要划分明确，将各个阶段的具体工作划分到部门或者人员，保证每项工作都有专业的负责人。除此之外，对于财务档案管理过程中需要的资源也要配置到位，档案存放需要的空间、信息处理需要的计算机等其他资源，都要满足工作人员的需要。将各部分都要落实完善，保证整个职业技术学院的财务档案管理制度完善，促进财务档案管理工作的正常运行。
（四）提高财务档案管理的信息化
随着科学技术的发展，目前我国的网络信息化技术逐渐完善，人们的工作和生活都离不开网络信息，对于职业技术学院的财务档案管理工作，也要与时俱进，将计算机网络技术运用到档案管理工作中来。相比传统的财务档案管理的各种纸质资料，使用网络技术之后，各种财务档案管理工作将更加简便快捷。特别是在进行数据整理保存的阶段，信息化的手段将大大提高工作效率。因此，在新时期，职业技术学院财务档案管理的信息化是发展的必然趋势。
一、民生档案信息资源共享提出的背景
(一)社会信息化的深入和社会公众信息知情权的日益觉醒。首先，信息化的核心在于共享信息资源。档案承载着人类活动的大量信息，记载和延续人类文化，在社会信息化和实现信息资源社会共享的历史进程中，具有特殊价值和不可替代的作用;其次，我国政府信息公开已迈入有法可依的阶段。作为政府公众服务机构之一的档案馆，应满足利用者需求，维护社会公众信息知情权，实现档案信息资源共享。
(二)区域一体化对民生档案管理提出挑战。随着我国经济的迅速发展，区域一体化逐渐成为发展趋势。其中以经济较为发达的珠江三角洲地区、长江三角洲地区等区域比较典型。以下以广东珠江三角洲地区(简称珠三角地区)为例进行分析。
国务院于2008年底批准了《珠江三角洲地区改革发展规划纲要(2008-2020年)》，对广州、深圳、珠海、佛山、江门、东莞、中山、惠州和肇庆9市为主体的珠三角地区发展给予了新的战略定位。根据规划，珠三角地区以城乡规划、产业布局、基础设施建设、公共服务等一体化为总体目标，共同建立区域生活圈，在教育、医疗、社会保障、文化等方面开展合作。目前，珠三角的“城市边界”日渐消融，广州佛山、深圳东莞的经济圈层间的融合明显，出现了同城化趋势。由此，珠三角地区一体化进程加速推进，原有的档案的管理将面临挑战。
1、共享意识有待提高。随着经济发展和进一步融合，人员流动和交往更加频繁，生活和工作的联系更加紧密，本地居住和异地上学上班等现象更加普遍，区域一体化的特征和发展将越来越明显。当前，珠三角各城市间档案管理仍处于条块分割、各自为政的局面，阻碍着档案信息的共享。利用者利用档案信息一如既往到异地获取资料，获取档案信息的成本并未降低，享受不到一体化给生活和工作带来的种种便利。如交通出行存在违章或事故，则从信息查询到交纳相关费用及理赔等，需要不断异地往返奔波;老百姓关注的失业保险等社保档案，如不能在区域范围或更大的范围内异地缴纳和使用，就会出现难以接转和续交的困难，等等。
2、共享规划有待制订。民生档案包含户籍档案、房地产权档案、社保档案、婚姻档案、教育档案、劳动就业档案、交通出行等方方面面的内容。制定民生档案共建共享规划，可以提高民生档案的有效性和利用效率，档案专业服务的优势将得到充分发挥。目前，珠三角正在编制基础设施、产业布局、城乡规划、环境保护、公共服务五个一体化发展规划。档案部门应积极应对，争取尽快把档案信息的共建共享纳入发展规划。
3、共享标准有待建立。由于不同地区经济发展不平衡，相应的硬件与软件设施存在较大的差异。同时，由于档案工作标准化程度不高，档案整理、保管、检索利用及相关管理系统等缺乏统一标准。此外，各地区行政的相对独立，政府机构实施垂直管理，注重纵向的领导指导关系，许多单位的档案只能向上级主管部门档案机构移交，造成了横向的馆(室)与馆(室)之间信息的相对封闭，导致档案保管存在的分散，不利于民生档案的共享使用。
二、民生档案信息资源共享的积极影响
目前，珠三角地区各城市的政府信息网和档案信息网已建成并开通，档案信息共享所依托的设备与网络技术迅猛发展，提供了共享的客观条件。此外，数字化发展迅速，通过各种形式将档案信息进行数字化处理，在文字、声像等多载体形式下实现了数字化管理，为民生档案信息上传、对外、提供利用等提供了有力的信息支撑。
(一)有利于提高区域内档案部门生存和发展的空间
当前，档案馆的发展面临严峻的挑战:首先，一直以来，档案馆的服务宗旨以国家利益为重，对社会公众的需求与利益没有给予充分的重视。随着网络通信技术的发展，社会公众获取信息的途径和来源多样化，信息意识普遍增强。在这种情况下，档案馆必须在为用户提供权威信息方面付出巨大努力，否则，档案馆的价值就会降低，档案馆的存在就会变得无关紧要;其次，档案纸质载体的统治地位被打破，视频、图像等数字资源的数量越来越多。用户变得乐于通过网络访问档案信息资源，档案馆的服务范围扩大，服务对象与范围社会化。传统上门查阅档案进一步弱化，利用者寥寥无几;第三，由于市场经济体制的确立，生产活动受价值规律和竞争机制影响，资金、人才等的配置受这一规律支配，由供求关系决定其生产和发展。虽然档案馆作为国家的科学文化事业机构，不是物资生产部门，但一旦其存在的价值普遍受到质疑，原有资源的配置必然弱化，档案馆的生存必然出现危机。
因此，区域内档案部门应打破地域界线，创新合作，推进档案的一体化建设，推进档案信息的共建共享，必将引起民众的关注和领导的重视，拓宽经费来源，促进参与社会建设，促进信息服务模式的变革，进一步扩大生存和发展的空间。
(二)有利于为区域内民生档案信息资源的利用提供便捷服务
珠三角地区经济发展迅速，产业共生、互补性强，而且人文相通，政府、企业、民间往来频繁。区域内由于历史上行政区域多次调整变更及经济交融等因素，档案信息资源存在着“你中有我，我中有你”的特点，许多单位和市民经常需要跨市查询房地产权、婚姻、户籍、学籍、人事等档案。同时，区域内城市间的政府部门就发展战略、城市规划、基础设施、市场体系、产业结构、社会管理、环境保护、资源保障等进行统筹、协调和合作的过程中，不仅需要互相利用大量的档案资料，在合作过程中也将产生大量新的档案资料。
因此，档案信息尤其是民生档案信息的共建共享，将给区域内的档案利用者在生产、工作、学习、生活、交流、合作等方面带来便利，使其真正享受到区域一体化带来的成果。
三、民生档案信息资源共享管理机制的构建
当前，珠三角地区各城市间正加大合作力度，积极探索进行产业、交通、城乡规划、警务、工商、劳动、旅游、金融、户籍、环保等对接和合作的研究和论证。如推动“一卡通”、“一证通”等互通工程，以公共交通IC卡的互联、互通、共用为突破，逐步推广应用到其他社会公共领域;推动社会保险的信息互通，逐步实现社会保险关系无障碍转移;推动医保服务系统的互联、互通，等等。档案部门必须重视区域内民生档案信息资源共建共享的重要性和积极意义，为一体化建设服务，也为自身发展谋求更大的空间。
(一)共享管理机制构建的原则
1、以人为本的原则。以人为本是科学发展观的核心，就是以广大人民的利益为本，把解决人民群众切身利益问题放在首位，坚持发展为了人民、发展成果由人民共享。民生档案信息资源共享的出发点和最终目的就是为利用者提供更加便利和优质的服务。
2、协调发展原则。协调发展就是充分发挥各方的积极性，协调对象之间相互促进、均衡发展，就是注重形成发展的合力，从发展中的薄弱环节入手，促进共同发展。珠三角各地档案工作发展不平衡，可以通过民生档案信息资源共建的平台，促进共同发展。
3、平等互利原则。平等是相互间在政治、经济、文化等各方面处于同等的地位，享有同等的权利。最大利益是共同追求的，双赢最为理想，对于相互间的发展都是有利的。在推进民生档案信息共建共享过程中，合作各方主体平等，共同受益。
(二)共享管理机制的构建
1、建设领导机制
(1)以政府部门为主导。在珠三角经济一体化建设中，最大的障碍来自于各地政府的行政壁垒。民生档案信息资源共建共享也面临一样的问题。因此，省档案行政主管部门应成立相关工作领导小组，确定工作职责和工作目标。珠三角各市应成立相应的领导和工作机构，制定目标任务，明确单位和工作要求，建立一级抓一级、层层抓落实的责任机制。
(2)以省档案行政管理部门为统筹。省档案行政管理部门应统筹协调，加强与珠三角各市相关部门的沟通衔接，密切配合、协调联动。省档案行政管理部门应从整体着眼，向各市有关部门宣传档案信息资源共享的积极意义，为各市有关部门的民生档案信息资源组织提供有益参考，并进行有效协调，实现民生档案信息资源的利用价值。
(3)以各市档案行政管理部门为服务中心。在信息共建共享的过程中，必须充分调动各方积极性，共同参与。应以各市档案行政管理部门为工作服务中心，领导和指导本地区档案工作，确保档案信息资源管理专业化。各市档案行政管理部门是各市间的连接纽带，也统一负责和协调本市民生档案信息资源的数据收集和数据分析，并负责进行开发、传播与服务。
2、建设合作机制
(1)合作思想。开放是档案信息共享的前提。珠三角各市首先要解放思想，树立合作的观念。在合作中，坚持平等、互惠、发展的原则，主动提供自身的信息资源，本着既有利于开放又严防泄密的原则，正确处理档案开放与保密的关系，尽量让关系民生的档案信息得以开发利用。
(2)议事制度。省档案行政管理部门应拟定相关议事规程，确定合作方向，主持召开相关会议。或由各市档案行政管理部门签定合作协议，轮流主办，确立档案部门的领导联席会议制度，共同研究协商合作议题。
(3)合作重点。当前合作的重点是各自建立民生档案的目录中心，实现民生档案目录资源的共建共享，在此基础上，推进档案数字化建设，逐步实现全文检索。同时，实现民生重要档案信息的互联互通，提供档案异地查询和利用服务，实施同城化管理和同城化待遇。
3、建设运行机制
(1)统一规划。民生档案信息资源共建共享尚处于探索阶段，档案部门应抓住当前珠三角正在编制五个一体化发展规划的有利时机，以省档案行政主管部门为主，会同市档案行政管理部门，以科学规划、分步实施、循序渐进等为原则，制定切实可行的发展规划，统一管理，统一部署，保证共建共享的有序进行。
(2)统一标准。应建立相同的民生档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。各地信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，形成了信息资源共享技术上的壁垒，无法形成信息互访机制，难以实现信息资源的共享。因此，在建设民生档案信息资源共享的过程中必须坚持统一规范，避免各自为政、互不兼容的现象产生。
(3)统一模式。首先，在各市采取集中的档案管理模式，由各市的档案行政管理部门负责本地民生档案信息资源管理，建立档案信息网站，实现档案信息的统一管理，统一对外服务。其次，在各市间采取分散的档案管理模式，各市的民生档案信息资源在多方协作的基础上，实现各市间档案信息网站的互联互通，利用网络进行民生档案信息，实现共享。
参考文献
1、张荣斌:《从“民生档案”着手推进档案信息化建设》，《上海档案》，2006(01)。
2、黄东霞:《民生档案信息资源的整合》，《档案与建设》，2008(11)。
