发布时间：2023-08-25 16:54:10
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理方式样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：电子文档控制方案管理
引言
随着计算机网络的飞速发展，计算机已经成为企事业单位日常办公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、图形文件、表格文件、影像文件等电子文档信息不仅包括企业秘密，更有甚者还包括国家秘密在网络上共享和传播，为工作提供了极大地便利，同时也增加了重要信息泄密的风险。在信息安全面临严峻挑战的形势下，电子文档安全工作应当引起越来越多的重视。
1.电子文档存在的安全隐患和风险
电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它看得见，摸不着，在一般管理模式下，通常依赖保密管理制度强制实施，辅以人工监管手段来达到防护电子文档的安全，但这给日常工作带来了诸多的不便和风险。它的易传播、易扩散性也成为了企业管理的安全隐患。主要表现在以下几个方面：
（1）共享在局域网上的文件夹及文件没有加密措施；
（2）分散的输出方式不利于安全管理；
（3）复印、打印设备使用权限难以控制；
（4）打印审批存在效率低、难以记录的问题；
（5）涉密文件的生命周期安全管理严重依赖于人工；
（7）终端用户的日常操作和网络行为没有监控和审计管理，难以形成全面、细致的日志审计和统计报表输出。
（8） 恶意文件/病毒通过U盘、光盘、网络轻易进入系统，导致文档数据丢失。
1.1此外，还有内部人员有意或无意地泄密。
随着全球信息化时代的来临，计算机泄密行为呈上升趋势。一个恶意的泄密事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则将会使一个企业置之死地。权威数据显示，几乎所有的中国企业对电子文档都没有任何防护措施，企业对于信息有保护措施的不到3%。一些机密性的资料，电子文档轻易就可以通过电子邮件和移动硬盘泄密到网络外部。全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner调查显示：有超过85%的安全威胁来自组织内部，而内部网络各种安全漏洞造成的损失中，30% - 40% 是由电子文件的泄露造成的，而在 Fortune（财富杂志）排名前1000家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是50万美元。
2.电子文档安全有效控制方案
为了更有效防止电子文档的泄密，就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案，保障最核心的电子文档的安全。
2.1以授权管理作控制
通过技术手段对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制，严防泄密，提高保密安全管理水平，变分散、无序的设备输出管理为集中而有序的监控管理。设备使用、用户权限可控，避免非授权使用设备，用户权限可管理。对使用者进行权限设定，来控制其是否有复印、打印、彩色输出等权限，并且还可通过设定配额以控制输出；使用者可通过身份认证进行文件输出；打印机、复印机等输出设备平时处于锁定状态，非授权人员无法使用复印及打印功能。
2.2以数据文档安全为核心
对指定进程和特定文档其创建，编辑，保存自动加密，非授权用户无法明文打开特定文档；打印输出采取闭环管理，文件需要先进行审批，审批通过后，通过身份认证，自动嵌入条码打印输出，通过条码进行自动化快速文件回收，全面记录文件打印、审批、回收等全周期信息，确保打印出的即为经过审批的，且打印内容与审批内容一致，打印者即为得到打印输出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丢失、敏感信息泄露，确保打印内容与审批内容一致，避免误操作，减少浪费，自动负载均衡，减少排队。
2.3以监控审计作追查
特定管理人员可查看打印复印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通过柱形图饼状图等方式，直观的显示任一时间段内,输出设备的使用负荷、部门输出、个人输出情况。全面而详尽的电子化日志记录，变纸质人工登记为自动电子化日志记录，且信息更为全面，便于日后审计和追溯。
3.电子文档安全系统功能及技术阐述
电子文档安全管理系统是根据电子文档安全有效控制方案详细设计出的一套管理系统，主要应包括以下功能：
3.1安全认证：采用口令加USBKEY等方式通过管理控制台对登录系统进行进行身份认证控制，不同的身份在服务器上有不同的存储区。通过此管理方式，可满足一人一台、一人多台及多人一台使用电脑的实际情况。
3.2文档管理：采用文档标密和定密的方式，对文档起草、批准、审批和审核全生命周期进行控制。对不同性质的部门、用户和用户组制定不同的权限策略，文档创建时按策略标记文档权限属性，属性包括创建者、可使用的部门和用户列表。
3.3安全存储：提供网络硬盘功能，对加密的电子文档上传服务器进行集中存储，进而实现对本地涉密电子文档的备份。只有数据拥有者能查看和使用，即使其它合法用户也不能查看和使用他人的数据。
3.4人员管理：对系统中所有用户按照人员岗位职责及涉密范围进行统一的密级管理。采用人员定密的方式对用户的密级分为绝密、机密、秘密、非密四种。针对不同密级用户，可配置强制加密策略，在文件交换时，文件不能由高密级用户传到低密级用户。
3.5文档流转：根据人员密级和文档的密级，严格控制文档流转过程，防止合法用户对文档进行非法操作。文件对内部或外部协同流转时，需提交文档审核申请修改文件权限，审核的文件副本和操作记录日志，保障内部文档安全顺畅流转；外部发送文档的安全协同。
3.6文档输出打印：电子文档打印输出需要通过部门或上级领导的审核通过后，才能将电子文档进行刻录或U盘导出，导出形式可以根据保密需要进行加密处理。对电子文件打印输出执行严格的打印申请、审批流转，对涉密文件输出纸张采用数字水印技术，自动嵌入条码打印输出，用户刷卡输出，严格执行安全保密管理规章制度对于打印管理的要求。
3.7安全管理与审计：根据安全保密管理规章制度设置系统提供系统管理员、安全保密管理元和安全审计员三员，不同管理员的权限设置应相互独立、相互制约，确保系统满足“三权分立”原则，各行其职，各尽其责。系统管理员单独查看某 个文件的操作历史，安全保密管理员查看整个文件夹的操作历史，安全审计员查看整个系统所有用户的操作历史。
3.8病毒扫描防护：实现病毒扫描引擎，上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理。
总之，做文档安全的目的是为涉密电子文档的管理提供一套有效的管理办法，防止内部重要电子文档被泄密，实现了对电子文档全生命周期的安全管理。
结束语：
关键词：电子时代 档案管理 对策
随着网络技术的蓬勃兴起以及社会的信息化，信息技术普遍应用到了社会的各个环节，档案管理工作也迎来了电子时代改革。档案管理不再是传统的纸质记载，而是转变成了由电脑系统做处理，以网络等为载体的数据形式，即档案信息数字化。档案信息数字化的出现，不仅仅提高了档案管理工作的效率，还是档案信息资源共享更加的便利，较传统档案管理方式有较大发展与进步。本文主要探究如何提高电子时代下企事业单位档案管理工作水平。
一、电子档案较传统档案的优点
1.保证了档案资料的原始性、完整性、准确性
传统档案管理方式是将档案以纸质的形态进行保管，但是档案往往在保管的过程中由于保管方式不当、保管场所不适宜、保管人员疏忽等原因出现不同程度的损坏，如纸张破损、字迹模糊等，档案便失去了原有的记录完整准确个人信息的作用。而电子档案是通过计算机录入、扫描仪扫描、照相机拍摄传输等方式生成的，如此得到的图片和数据是最原始的资料，并且保存到计算机中使得档案存放更安全，不用担心化学物质或虫子等对纸张的腐蚀损坏，实现了原始档案的永久保存。
2.提高了档案管理工作的效率
传统的档案管理方式是人工抄录整理管理，不仅需要大量的人员，而且极其浪费时间，除此之外还存在人工出错几率较大的问题，档案管理的效率极低。然而电子档案能极大提高档案管理工作的效率，首先，电子档案方便做更改，只需微小改动即可，避免了纸质档案出现错误或需要增减是时做整篇修改，灵活性极强；其次，计算机进行计算整理是依据程序进行，错误率远远低于人工，速度又远远高于人工，既避免遗漏缺失又避免大量堆积；此外，电子档案具有检索功能，方便查阅，并且实现远程查询和异地查询。
3.保障了档案的保密性
传统的档案管理方式是将档案以卷宗的形式整理，由此极易造成档案发生一系列泄露，档案的保密性大大降低。而电子档案的形式为单页单份时，在查阅时既有针对性又具有保密性。此外，查阅人在查阅时需要具有合格的身份，避免无关人员查阅档案导致档案信息泄露。
二、电子档案较传统档案的缺点
1.电子档案可修改性过高
电子档案较传统档案有方便修改的优点，但同时这个优点又导致电子档案过多易于修改而出现档案做修改后不易察觉。并且电子档案多在网络上流传，一旦被不法分子非法窃取并做更改，将出现档案不能得到有效保护，失去准确性。
2.电子档案不能完全保证安全性
电子档案是以数据形式记录在电子设备中，对存储介质有极高的依赖性，一旦存储介质出现故障或损坏会导致档案的丢失和变化，这使电子档案的安全性受到威胁。另一方面，如上所述电子档案有可能受到网络黑客或病毒的侵袭，造成不可逆的影响。
三、提升档案管理水平的对策
1.纸质档案与电子档案一同保管
电子时代下电子档案的使用已经呈现不可改变的趋势，但是由于电子档案也存在缺陷，因此将两种档案同步保管多重保证了档案的真实性和准确性。
2.做好电子档案的安全保障措施
因为电子档案依赖于存储设备，因此需要定期对设备进行查杀病毒、设备维护等。在计算机中安装杀毒软件，防止病毒入侵；定期维护设备，防止设备突发瘫痪等情况出现。
3.建立健全电子档案管理的规章制度
相关管理部门需要建立专门的电子档案管理规章制度，并且企事业单位需要严格遵守制度，将制度切实落实到实际管理工作之中，避免恶性的档案损害，造成档案的失真和遗漏。此外，有关部门定期检查档案，企事业单位定期自我检查，并且对档案进行总结和整理。
四、结论
综上所述，电子时代下档案管理工作既迎来了发展的巨大契机，又面临的巨大挑战，档案管理经历了传统方式转型为电子方式，电子档案在互联网发展的推动下是目前极佳的档案管理方式，具有便利性、高效率性、保密性等等许多优点。但是目前电子档案仍然具有缺点，因此为提升档案管理水平需要单位和个人的努力，管理人员需要具备专业的管理知识，相应的法律法规需要进一步落实和健全，并且要保障电子档案不受互联网的影响，使电子时代下档案管理水平一步步提升。
参考文献：
[1]刘蓓、刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势一档案管理的信息化[J].价值工程，2012（04）
[2]周嫒.谈新时期档案管理的信息化建设方略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2Ol1（11）
[3]吕萌、于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用，2012（05）
一、基层事业单位档案管理的现代化
（一）无纸化档案管理
在信息化时代到来之前，档案都是以纸质的形式呈现的。随着信息时代的到来，无纸化和虚拟化的档案管理形式随着出现，文字的保存形式在不断的多样化，并且这种档案管理形式正在随着信息技术的发展以及互联网技术的普及而不断的普及，这种无纸化的文字储存形式也越来越常见，彻底变革了以纸质为储存媒介的档案管理方式。无纸化的档案管理方式并且在当期随着信息技术的发展也变得更加的方便和快捷。档案的资源当前通过网络进行互联，馆际互借等方式不断地增加了馆藏，使得档案资源也越来越丰富，具有一定的无限性，形成了档案管理的虚拟化。
（二）缩微化档案管理
随着摄影技术的不断发展，当前微缩技术以及数码摄影技术在不断被大众所接受，档案管理方式也在不断地从这方面发展并且在档案管理方式上也得到了这方面技术的支持。电子档案管理的微缩是信息技术以及摄影技术的综合运用，它可以将传统的纸质的实物档案通过图文转化成为电子档案，这样就可以减少存储的空间，通过这种缩微和数码技术将其转成占用内容极小的电子文档，并且可以通过相应的互联网技术将其之信息技术上检索，进行智能化的操作，从根本上解决了传统档案占用空间大，查询检索不方便的问题，同时以保存，安全性更高，解决传统纸质档案的不易保存的问题。
（三）社会化档案管理
随着我国社会的快速发展，社会的开放性也在不断地加大。档案的流动性比较大，并且也在不断地突破时空限制。另外档案资料也是社会发展的“记录仪”和“存储库”，在历史发展的过程中，档案具有着非常重要的价值，是一种不可再生资源。档案资源的社会化管理以及市场的不断运作，促使人们在不断的提升对档案资源的管理和保护的意识，所以在基层事业单位的档案管理中要不断地完善档案管理共享机制，不断地开发档案本身潜在的价值，最大限度的发挥档案的作用。
二、基层事业单位档案管理现代化的实现途径
（一）创新档案管理观念
在当前的基层事业单位档案管理中，存在着对档案重视度不足的现象，并且在对档案的管理中思想观念是不够开放的，所以在工作中要不断的转变档案管理观念，不断地改革、发展、创新档案管理意识，做到与时俱进，使基层事业单位的档案管理工作更加适应经济的发展，并不断地提高对档案的管理水平。充分的利用先进的信息技术，不断的完善检索系统，要根据具体的实际情况，通过开发软件对管理目录进行管理，并对目录进行分类，这样就可以通过计算机以及电脑的自动化对其进行操作，进行相应的分类汇总和统计，这样就可以节省时间，提高工作的效率。
（二）完善档案制度管理
当前一些基层事业单位档案管理工作制度上还是依赖于传统的法律层面上的保障，但是当前电子档案中一个非常重要的问题就是保证电子文件的真实性、安全性以及可靠性，这是传统管理制度中不曾涉及到的新问题，所以在当前需要介乎额社会发展的具体实际，创立一些新的法律法规及制度保障电子档案的信息安全，做到与时俱进。
（三）规范档案管理方法
在基层事业单位中对档案的管理要采用现代化的管理方法进行管理，要将信息技术和档案管理结合起来，要充分发挥信息技术的优势，在对档案的管理上要做到快捷、全面，使之更适应经济的发展。要注意引进先进的技术设备进行档案管理，提高档案管理水平，在管理中发现问题，解决问题，这就要求档案室要和电子政务加强沟通和交流，充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等方面的优势，实现档案室的对电子档案的接收、管理。要进一步对现行文件进行收集管理，尽可能的关注一些与人民利益相关的内容，为现行的文件资料提供更丰富的资源。
三、结语
关键词：环境档案管理 电子化 信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）09-0013-01
环境档案管理是一项涉及多学科多领域的工作，它需要一定的技术基础。环境档案管理的对象就是在环保过程中所产生的真实材料，这些专业活动包括环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科技环境法制及环境研究。
一、目前环境档案管理的现状及存在的问题
1.传统的环境档案管理方法
档案管理工作的综合性较强，档案管理员的工作量一般都比较大，需要有很好的耐心和细心的工作态度。传统的档案管理工作主要就是档案的收集和分类工作，管理员首先需要把环保科技档案可以分为以下八类：环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科学研究、环境工程与基本建设、仪器设备与环境标准、计量；然后按系统的方法将档案迅速地整理好，并以适当的方法保存，防治纸质档案发生霉变、长虫、发霉、遗失等问题
2.电子文档管理方式不受重视
使用电子文档来保存信息不仅可以节省大量的纸质资源，还能提高信息的安全性与完整性；但是这种方式需要更多的技术投入，必须以一定的计算机设备为基础，对档案管理人员的管理要求、技术要求也更高，工作量也增大。在实现环境档案管理电子化信息化的过程中还存在以下问题：首先，硬件设备和软件设备不能达到要求，缺少资金投入和技术支持；其次，档案管理人员的技术水平落后，尤其是缺少专业的计算机操作技能。因此，要实现环境档案管理的电子化和信息化不仅需要政府的资金和技术投入，也需要加大对管理人员的培训。
3.当前我国环境档案管理存在的问题
一方面，我国环境档案管理体系没有保障机制，表现为既没有专门的环境档案管理准则、标准，即使在与档案管理相关的法律中也很少有涉及环境档案管理的条例，也没有环境档案和信息披露的制度和规范，对信息披露的范围、内容、形式都没有统一的规定。另一方面，从技术层面来看我国还没有建立完整的环境档案管理技术体系，没有统一的技术标准。
二、环境档案管理电子化信息化的特点和方式
1.环境档案管理电子化信息化的特点
环境档案管理电子化信息化就是以电子文档来储存所要管理的信息，电子文件是以光盘、磁盘等为载体，与纸质文档相比，它有以下特点：电子文档离不开现代办公设备的支持，最主要的设备即计算机；通过这些现代化的设备可以实现文档信息快速、便捷的共享，不会有任何时间和地域的限制；通过这些设备也可以快速地对信息进行修改或补充；电子文件的保存环境没有纸质文档的保存环境要求高，只要这些设备不发生损坏即可。
2.电子文件归档的方式
要把电子文件归档，目前一般使用的方法是将文件保存在磁盘上，也可以通过互联网移交档案。以保存在磁盘上的方式来归档看起来文档的保存期可以无限长，但实际上磁盘很容易受到损坏，对电子文档产生很大的安全威胁，而一旦电子文档受到破坏，要恢复起来难度很大，甚至不可能。所以，采用这种方式首先就要保障电子文档的安全性，保证文档内的信息不回丢失，可以通过采取文件备份的方法解决该问题，但这又会使存储磁盘的数量增多，管理人员的工作量也会增大。所以最佳的归档方式之一是通过网络版办公自动化管理系统归档，这种方式是让办公室与信息部门合作，由办公室统筹管理工作，而信息部门依靠其技术设备及人才条件负责电子文件归档并负责保证其安全。当然最好的方式还是把两种方式同时使用，做好网络存贮的同时把文件存入光盘。
三、实现环境档案管理电子化和信息化的必要性
档案管理方式的电子化与信息化已经成为信息时代的大势所趋，环境档案管理也不例外。
1.环境档案管理电子化和信息化可改善档案管理工作
电子化和信息化可以打破档案利用的种种局限，特别是时间限制和地域限制，使档案管理可以与全国甚至全世界接轨，档案管理部门能获得更多的支持，使档案管理部门由封闭走向开放。档案管理职能不仅局限于档案的收集、整理与保管，信息化和电子化使得其职能扩展到信息采集、管理和服务，最终实现信息资源的合理配置、科学管理。
2.环境档案管理电子化和信息化是形势发展的需求
21世纪是信息化高速发展的时代，人类的每项工作都离不开高科技的支持，环境档案管理也不例外。环境档案管理要管理的档案文件通常有上百万件，这些文件都是一个地区或国家珍贵的信息资源库，档案管理的意义就在于要让这些资源得到各级领导和普通群众的充分利用，充分实现资源共享，为国民经济发展及环境保护服务。近年来，环境档案管理电子化信息化的趋势越来越明显，档案载体已经大部分被光盘、磁盘取代，随之也产生了一系列档案管理的问题，例如电子档案的收集、保管、保护和利用问题，要解决这些问题就要加快档案管理电子化信息化的建设。
3.环境档案管理电子化和信息化是社会的强烈需求
在竞争越来越激烈的当今社会，人们的世界观念越来越强，对工作效率的要求越来越高，领导在做决策时也要做到迅速、准确，职能部门的工作对数据也要求及时、准确，社会大众对档案信息的需求量也在增加，尤其是随着环保意识的加强，人们对环境档案信息的需求明显增大。面对这些群体，档案管理部门只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能满足达到要求，这就迫使档案管理部门改变传统的管理方式，利用现代化的技术提供多功能而快捷的服务。
四、结语
传统的环境档案的纸质管理方法已经不再适合现当代对于档案管理的要求，电子化信息化的今天，环境档案管理由纸质管理方法转变为电子信息化管理是必然趋势，只有顺应时代潮流利用现代化的技术提供更舒适的服务，才能让环境档案的管理和使用更加安全更有效率。
参考文献
[1]赵洁，档案管理信息电子化问题研究，神州，2013（01）.
一、无纸化档案概述
无纸档案是未来档案工作中的主流模式，其以管理简单、存储方便的优势得到国内各地档案管理部门工作者的一致认可，其存储方式与传统的纸质档案有着本质区别，无需要占用大量空间、归档效率也比传统档案管理快，因此这一档案管理模式成为当今业界关心重点。但就无纸档案管理现状而言，其中仍然存在一些问题，比如安全、操作技术等方面。因此，我们这里有必要对无纸化档案管理要点作分析。
1、无纸档案概念
进入新世纪以后，随着计算机技术、信息技术和数字技术的进一步普及与应用，电子文档以及视频、录像等格式的内容逐渐进入到档案领域，尽管目前这些档案形式还没有动摇传统纸质档案的地位，但我们可以预计，它在未来发展中必然会给纸质档案造成冲击，最终取而代之。这里我们所说的无纸档案也就是在档案管理工作中以计算机为基础，以各种现代存储设备和办公工具为依托实施的电子档案管理。
2、无纸档案意义
无纸档案是于上个世纪七十年代出现的一种现代化档案管理方式，它应用之初是为了更好解决办公系统中不断增加的业务量和提升企业生产效率的综合性技术，它自出现以来给世界企业管理工作开展做出了重要贡献，极大转变了传统的企业管理与办公方式，提高了企业管理工作效率。同时，灵活、科学、快速的运用这种档案管理方式代替传统手工档案管理方式，使得各种需要应用的档案资源及时、准确的被提取出来，有效的节约了办公经费、减少了人力资源投入。
二、无纸化档案管理现状
过去，有专家曾经预言：后工业社会必然进入无纸化办公时代。时至今日这一预言早已成真，现有的纸质档案管理方式不管是收集、整理、检定以及保管和利用方面都无法满足当前高速发展的社会需求，已经无法适应新技术要求下的档案管理工作，这也给无纸化档案管理工作的开展提供了广阔的市场。但就目前无纸化档案管理现状而言，其中问题较多，存在一大堆的问题，具体表现在以下方面。
1、工作人员认识水平不高
目前，虽然国内很多档案管理人员在工作中还存在传统的档案管理意识，错误的认为只有纸质档案工作才算得上真正意义的档案管理，而很少关注无纸化档案管理工作。甚至有不少单位在档案管理中只是将无纸化档案管理作为档案管理工作中的补充环节和副本，这让无纸化档案管理工作开展只处于被动地位，没有真正意义上实现档案管理。我们可以预计，如果这种档案管理现象一直存在，那么档案管理工作也不可能有效的进入到无纸化时代，档案部门的管理流程与管理策略也仍然得不到改善。面对这种情况，其产生原因主要包含两方面：其一是因为无纸化档案的出现和发展速度过快，使得档案管理工作看似容易却并非如此，档案操作人员对相应设施控制不力，对于一些重要信息并没有加以备份，这使得这些设备一旦出现故障，必然造成档案信息的流失，给企业发展造成威胁；另外是有些部门虽然利用了计算机进行档案管理，但几乎每个档案都会复印一份作为备案，这种做法完全失去了无纸化档案管理工作的意义，这让无纸化档案管理变得可有可无，造成管理人员工作量的上升。
2、无纸化档案信息无法保证可读性
无纸化档案管理与传统的纸质档案管理相比存在明显的差异，这种档案管理虽然方便了档案管理人员操作，但因为硬件与软件问题经常会产生一些意料之外的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。
3、难以判断档案是否具有原始性
档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。
三、解决无纸化档案管理挑战的措施
1、更新观念，迎接挑战
无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。
2、研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整
无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。
3、制定科学的管理措施
针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒。
【关键词】档案管理，电子档案，高校档案，数字档案馆
一、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
二、高校档案馆数字化建设中存在的问题
现在各高校档案管理的意识还较为薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。虽然一些高校已经有专门的档案机构，也制定了一定的档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案管理疏松。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也较为淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办力度不够。
高校学生档案管理工作和其他工作一样，要有安排，有计划，有贯彻有检查和督促。对高校学生档案造假，无论多与少都直接影响了档案的客观性，不真实的档案也就没有了其作为参考和依据的价值。由于现在现实社会情况较为复杂社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎，高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员、和就业，在校期间的未及格科目和处分不入档的事时有发生。有的甚至到私造奖励内容，在应聘会上同一班级出现很团支书、班长的现象更是家常便饭。这种情况的出现不仅造成了用人单位对高校学生档案真实性的怀疑，使得真实的高校学生档案的利用率受到一定影响，更使得用人单位对毕业生的诚信度受到影响。如学生在毕业时所填写的高等院校毕业就业推荐表中，有各个科目成绩，有鉴定，有组织评语等，很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校和学院的只能鉴定部门的管理人员，而是学生们相互之间互相鉴定意见。所以有些问题都是缺乏相应的监督制约机制。
三.改善高校学生档案管理意见
随着信息网络技术的日益深化，高校学生档案管理工作信息化、网路化格局逐渐形成，高校学生档案管理工作也应不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛应用，高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步信息化和网络化。这位电子档案的形成奠定了良好的基础。
电子档案的归集与管理已经形成了未来高校档案学生管理的主要方法。充分的利用电子计算机的现代技术手段为核心，有计划，有步骤的把高校学生档案分类归档，进一步实现高校学生档案的数字化网络管理。有效的利用成熟的计算机技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、声音、影像及作品等进一步的信息化管理，制成高校学生电子档案，从而建立高校学生档案信息数据库，实现档案信息化和网络化。因此，高校应根据其需要有效的建立纸质档案和电子档案相结合的学生档案管理模式。
加强制度化建设对学生档案管理具有十分重要的作用。根据学生情况、办学特点、管理要求等，建立适应网络教育的规章制度，使网络教育学生档案管理规范化、制度化。使学生档案管理部门摆脱日常的事务性工作，采取学分制和柔性管理相结合的学生档案管理方式，充分调动学生在学习过程中的积极性、主动性，学分制是学生档案管理制度改革中的难点，需要有一个富有弹性的教学计划和一套灵活的管理体制、运行机制，才能使学习者变被动为主动学习，更好地培养出适应工作需要且综合素质较高的应用型人才。
学生档案管理是一项具体细致、繁琐复杂而且原则性和服务性很强的业务管理工作，政策性强，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，而且必须要有强烈的事业心和高度的责任感。网络教育学生档案管理区别于普通高校学生档案管理，它主要体现在管理方式更加多元化，管理人员具有很强的信息素养和沟通协调能力，要能熟练掌握现代信息技术，可以通过网络与学生、教师进行全方位的交流，能够指导学生在学期间通过网络远程交互通讯方式完成如选课、查询、报考等，这就要求学生档案管理人员要转变思想、提高工作效率、有较强的服务意识。
总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献：
[1]《普通高等学校档案管理办法》
关键词：高速公路;档案管理;信息化管理
众所周知，高速公路已经成为一个国家或地区经济发展水平高低的重要象征，在高速公路建设过程中随之产生的档案资料变得愈来愈多而且复杂，传统的档案管理方式显然已经难以支撑现代公路建设过程中的档案管理。运用通信、网络、计算机、电子等技术为支撑的新型信息化档案管理方式能很好的适应当前的形式，推动高速公路建设事业的发展。
一、信息化高速公路建设档案管理实施的必要性
高速公路建设的周期一般需要2-3年，中间涉及到项目的提出、立项、审批、招标、施工、通车等过程。涉及的部门与单位也是繁多的，例如政府部门、勘察、施工、建设、监理、运营等十余家。各参建单位按照相关标准和要求完成各自职能，产生了大量的项目文件，包括文件的收集、整理、查询、收档等材料。高速公路建设过程中的档案也是各式各样有一般的纸质档案也有类似于音像等电子档案。为了让各个环节能顺利高效率的完成，引入信息化的档案管理方式是十分必要的。
二、信息化高速公路建设档案的实施过程
1.确立信息化档案管理体系
为了让新型信息化档案管理方式能高效的实施，首先要确保现代的管理方式要渗透到相关部门。高速公路相关部门应配合相关专业人员努力推进档案管理的制度化、规范化。运用现代技术的档案管理首先要确保信息的真实性与可靠性。从档案的形成到信息的归纳，中间的许多环节都有保证信息的正确、完整，要努力做好层层负责的档案信息化管理工作。当然也要确保信息的及时录入，努力形成档案的管理、形成部门相互监督、相关制约的形式。信息化档案应努力高效率的实现信息的真实性与可利用性，为我国高速公路建设提供宝贵信息。
2.提高档案管理人员科技素质，转变档案管理理念
信息化的档案管理离不开工作人员的落实，应努力做好相关人员的培训工作。加强档案管理软件的开发与引进，运用相关管理软件来加强我们对信息的处理，这样可以大大减轻档案管理人员的劳动强度，实现档案的自动化;利用计算机相关技术进行图纸扫描等相关工作;创建信息化资料库为相关人员提供资料参考。在新的形势下，要不断完善各项规章制度，要做到有章可循，按章办事。不断提升档案管理人员的认识水平，专业水准，学习新方法，让档案管理人员满足信息化档案管理的需求。与此同时要不断地加强宣传力度、利用各种形式来提高领导和员工多信息化管理的认识。
三、信息化高速公路建设档案管理面临的问题
高速公路建设过程中档案数量众多，管理建设档案投入了大量的人力物力财力。大量的综合文件、竣工图等利用率高，施工文件利用率低。导致制作电子文件范围宽，所以建议在建设的过程中在保证信息完整的情况下适当缩小电子文件的制作范围，减少人力投入。另一方面信息化高速公路建设档案管理处于探索阶段，还没形成统一的标准和规定。这个阶段容易造成资源的浪费和重复研究。所以相关部门应切实做好经验教训的总结以及制定相关标准，是各项工作稳步进行。
四、提高信息化高速公路建设档案管理的工作的几点建议
1.档案信息化的应用系统的统一建设
结合高速公路建设实际，建议由行业管理部门牵头组织开发综合的高速公路建设项目管理系统，将原来各自为政的专项业务管理软件转变为能够全面管理工程建设的、集成的项目管理系统，实现高速公路各级、各类参建单位之间的业务网络化管理，实现信息资料的高度集成和共享，避免资源浪费，获享信息化带来的效率。
2.档案采用的标准和规范建设
高速公路建设管理逐步向程序化和标准化发展，这是工程建设管理信息化的必要条件。各类管理系统要与交通部的有关标准、规范等相协调，保持一致，严格执行各项工程建设的管理制度，切实提高工程建设标准化管理水平，确保各类建设资料的通用性和规范性，使信息化建设落到实处。
3.提升档案信息化综合管理人才队伍建设
总体来讲，工程建设领域中多数一线人员知识层次并不高，在建设过程中对于信息化的运用范围与接受程度相对其它行业来说并不高，这对信息化的实施是不利的。因此，各级建设单位要加强对员工信息化应用的培训，并且从各单位的领导阶层开始重视信息化的培训，建设具有综合能力的档案信息化管理队伍，并保持相关人员的稳定。
五、信息化高速公路建设档案管理的意义
1.有助于提高档案管理人员的工作效率
传统的档案收集方式主要是人力，往往工作量大而且效率低。投入信息化管理以后，档案人员可以利用网络等信息手段实现档案的实时化、网络化、自动化，大大减少信息的重复录入，而且还可以方便快捷的实现数据的查询、共享。
2.有助于提高高速公路建设过程中各参建部门的工作效率
高速公路建设也会给相关部门带来众多的档案信息，内容涉及到工程合同、图纸等重要信息。这些信息使工程得到透明，也可以为日后工程研究提供参考。把档案信息化管理可以实现网络上信息的共享，加强各部门的合作，解决避免档案的丢失损坏等问题。运用信息化档案管理建成的大型网络电子档案资源中心可以方便相关人员的科研探索，为我国的高速路建设提供资料保障。
六、结语
我国高速公路的快速发展离不开信息化档案管理的护航，面对新的形势，信息化档案管理可以提高高速公路行业的管理水平和经营，实现档案信息的共享性与透明性，更好的为我国现代化高速公路做贡献。总之，不断加强信息化高速建设档案管理方式，努力为我国高速公路事业快速、稳定发展做出应有贡献。
参考文献：
[1]梁华平. 浅谈高速公路建设中档案管理信息化的应用现状与建设方向[J].科技信息.2014（04）.
[关键词] 人事档案；电子化；信息化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112
[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02
0 引 言
几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。
1 人事档案传统管理方式带来的问题
1.1 档案的收集范围过于狭隘
人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。
1.2 档案资料信息更新较慢
人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。
1.3 档案资料内容可靠性不高
人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。
2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索
2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围
建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。
2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度
随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。
2.3 加强审查力度，提高资料的准确性
将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。
3 结 语
由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。
主要参考文献
[1]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015（2）：21-22.
