发布时间：2023-08-11 17:17:50
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的建设单位档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求[1]。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。
1工程档案的内容以及含义
在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作[2]。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。
2目前档案管理中所存在的问题
由于受到各方面因素的影响，在目前的档案管理工作中还存在着不少问题，对档案管理的过程产生不良的影响，主要体现在以下几方面。
2.1管理的意识比较单薄
在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。
2.2管理的机制不健全和管理技术相对落后
在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，这主要是因为管理机制不健全所造成的现象，这样会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而确实，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。
3解决措施
针对目前在工程建设单位档案管理工作中所存在的问题，可以采取以下措施进行处理。
3.1增强管理工作人员的管理意识
在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。
3.2建立健全档案管理的机制
在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。
3.3提高管理技术
对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量。
关键词：档案信息化 建设 工程档案 档案管理
中图分类号：TV2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（c）-0239-01
所谓档案信息化，就是将室藏档案作为基本依据，在不改变档案原来信息内容的原则下，对档案的存在形式做一改变，即用信息手段对档案进行规整，同时又保证档案本身的完整性与统一性，使档案信息社会化、自动化，实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段，将传统介质文件（纸质文件、声音文件、视频文件）和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验，现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。
1 在档案信息化过程中应遵守以下原则
1.1 规范性原则
档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准，这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆（室）藏档案信息化的过程中，有两种形式：一方面是指将馆（室）藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中，形成数字化信息；另一方面是指馆（室）中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式，都要遵照规范性原则进行，因此，要制定相应的标准和规范，促进数字化档案的良性发展，保证数字化档案的标准化和规范化。
1.2 安全性原则
随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
1.3 效益性原则
由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，要根据自身的能力、馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。
2 促进档案信息化建设的几点建议
2.1 调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质
为了适应档案信息化建设的需要，档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面，档案信息是一种载体，档案工作者要发挥档案信息的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中，始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识，在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。
2.2 提高档案信息化水平技术
对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。
2.3 提高档案信息管理水平
加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平；加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录；加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。
3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立，提出以下几点建议。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）加强协作，确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则，加强与各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合，才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
（4）加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。
总之，随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展，还能推进我国档案事业的不断进步，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。
参考文献
[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
[2] 赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（5）.
关键词：事业单位；档案管理；质量保障体系
我国的社会经济水平得到了大幅度的提升，事业单位面临着更加深入和全面的改革，在这个阶段，人员的信息管理工作非常重要，对于社会的发展起到了积极的推动作用。在对人才信息进行管理的过程当中，档案是最为主要的来源，可以更加全面地了解人员的基本情况，是选择和引进人才的重要依据。
一、事业单位档案管理的作用
事业单位在最初成立的阶段，档案管理就已经存在了，和事业单位未来的发展有着密切的关系。事业单位未来的运营发展会受到档案管理质量的重要影响，档案管理的质量和事业单位未来的发展两者之间存在着重要的联系。通过提高档案管理的质量，能够进一步提高事业单位的工作效率，为今后的评估工作提供重要的信息依据。档案管理工作会涉及科研工作、党群工作等内容，在事业单位经营的过程当中占据着举足轻重的地位，肩负着事业单位稳定运行的责任。由此可见，做好事业单位档案管理工作，对于事业单位的发展来说是非常重要的[1]。档案管理工作和事业单位是共同发展起来的，两者之间是相互影响相互推动的关系。通过建立更加完善和科学的档案管理制度，能够进一步推动事业单位稳定可持续发展，有效提高事业单位的工作效率，为事业单位的发展奠定良好的制度基础。党群工作以及科学研究工作在整体开展的过程当中，会涉及许多种类的档案信息，档案管理工作需要对这些种类繁多、形式多样的信息数据进行精准的记录以及合理的分类，确保可以为事业单位的未来发展提供更加全面和科学的数据支持。事业单位在开展档案管理工作的过程当中，不仅仅会涉及一些基础性的资料，比如说工作人员的晋级、考察、调动、退休等，还会关乎每一位工作人员的切身利益，并且记录着事业单位在发展过程当中所面临的一些阶段性的问题、作出的重大决策。
二、事业单位档案管理存在的问题
1.态度问题。
站在事业单位的角度来分析问题，档兰台世界LANTAIWORLD案管理工作所涉及的内容是非常繁多的，对于一些细节性的处理要求比较高。档案管理的质量将会直接影响事业单位的决策制定以及工作的整体水平，如果档案管理部门能够有效提高自身的工作质量和工作效率，就会推动其他工作稳步向前发展，方便相关工作人员对各个部门的资料进行快速的查阅。档案在调取以及查阅的过程当中，为了进一步快速准确地找到所需要的资料，需要加大力度对档案资料管理工作进行监管，细化工作细节，划清工作的范围和职责。档案管理工作在整理开展的过程当中，大多数都是因为工作人员对于档案管理工作没有全面的认识，并没有意识到档案工作的重要性，工作人员普遍地都会认为档案管理工作并非是事业单位发展当中占有举足轻重地位的工作[2]。工作人员的效率过低，无法在有限的时间内对具体的档案内容进行有效的整理，经常会存在着缺漏的问题，非常影响档案在后期的查阅以及广泛的应用。
2.体系问题。
事业单位若想得到稳定可持续的发展，就需要加大力度对档案管理工作进行有效的监管，提高档案管理的质量和效率。现阶段，大部分的事业单位在发展的过程当中，并没有设定科学全面的档案管理体系，许多体系的建设存在着漏洞，影响后期工作标准的制定。事业单位的档案管理模式大多数都比较单一，只是以账目记录和文本记录为主，简单地实现数据的保存，这种工作模式是比较保守和落后的，会严重降低档案管理工作效率，并不能够满足事业单位在现阶段发展的需求。大多数的事业单位在开展档案管理的过程当中，都会涉及比较庞大的信息量管理工作，为了进一步提高档案管理工作的便捷性和科学性，需要针对不同的单位发展情况设定不同的档案管理体系。
三、事业单位档案管理质量保障体系的构建对策
1.端正工作态度。
档案管理部门的工作人员应该重视档案管理工作，尽最大努力保证档案管理的质量和效率，自身要树立良好的工作态度，对自身的工作职责进行精准的定位，根据相关的规定来履行工作的具体内容，不断规范工作的流程[3]。上级部门要定期对档案管理部门进行质量监管的考核，一旦发现工作当中存在问题，要及时加以解决，防止出现不可预估的风险。
2.完善工作体系。
事业单位在开展工作的过程当中需要构建符合自身发展特色的档案管理体系，不断地对档案的管理制度进行优化和调整。通过多种渠道以及多种方式，有效地提高维持档案工作的相关资金投入，制定更加严格的档案管理基础建设制度。档案管理工作在整体开展的过程当中，事业单位要设定专项的维护资金，贯彻落实专款专用的原则，对于一些重要的信息进行更加严格的管理，确保档案的收集以及后期的分析工作能够得到正常的开展，除此之外，还要确保虚拟重要信息的科学性和完整性。
3.优化工作方式。
信息技术在快速地向前发展，档案管理工作也面临着新的发展机遇和挑战，纸质的档案管理工作模式存在着许多问题，不能够满足事业单位现阶段的具体发展需求。纸质档案的保存力度有所欠缺，保管期过短，并不能够满足社会的发展需求，也不利于事业单位的快速发展[4]。现阶段，在信息化技术快速发展的大背景之下，通过积极引进信息技术，能够有效提高档案管理工作的效率和质量。通过建设信息化的档案管理体系，灵活应用现代化的信息技术，可以有效推动事业单位档案管理工作的快速发展。
4.强化档案管理的先进职业观念。
为了确保事业单位档案管理工作稳定可持续地发展，需要转变传统的工作管理模式，紧跟时代的步伐，树立求实创新的职业观念，加大力度对相关工作人员进行思想政治方面的教育。档案工作在整体开展的过程当中，需要积极地融入社会主义核心价值观，营造良好的工作氛围，强化对工作人员的行为评价，新增工作态度考核机制，完善奖惩机制，强化工作人员的安全意识，营造更加积极向上的档案管理工作氛围[5]。档案管理工作需要积极引进新思想和新观念，转变传统的发展理念，从根本上提高档案管理工作的质量和效率。5.提高单位领导对档案管理工作的重视。事业单位的档案管理工作在整体开展的过程当中，要强化管理人员对于档案工作的责任意识，提高主要领导对于档案工作的重视程度。主管部门在设置绩效考核指标的过程当中，要将档案管理工作列入进去，除此之外，还要针对档案管理工作设定更加完善的工作计划以及未来的工作计划。事业单位的主要领导要严密关注档案管理工作的具体进程，定期向该部门的工作人员了解情况.除此之外，主要领导还需要向档案管理工作人员进行法律法规以及相关条例的讲解，定期开展日常监督和巡查工作。
6.提升档案管理队伍的整体素质。
在长期发展的过程当中，许多工作人员都认为档案管理工作是一项无关紧要的工作，也是一项无需具备扎实的专业知识和工作技能的岗位，事业单位的主要领导也是这样认为，故此，在招聘的过程当中会具有一定的随意性。随着信息化时代的来临，档案管理工作的难度越来越大，事业单位越来越需要知识型的人才，以便于更好地开展档案管理工作，满足事业单位在发展的具体需求。为了进一步提高工作人员的实践操作能力，事业单位在培养相关专业人才的过程当中，一定要加强基础素质的培养，建设一支专业素质比较高的档案管理团队。
7.强化档案管理工作的规范性建设。
档案管理工作在整体开展的过程当中，为了进一步确保档案工作可以按照相关的规章制度来履行工作的具体内容，需要相关管理人员加大力度对日常的管理工作进行监管。档案管理工作的开展，必须要将法律法规作为工作的基本依据，强化工作人员的责任心和道德感，构建更加科学和完善的档案工作管理模式[6]。事业单位的档案管理工作在整体开展的过程当中，要充分遵守相关的规章制度，制定更加完善的岗位职责，对工作人员的职责范围以及工作内容进行明确的划分，加大力度对档案管理工作的制度进行建设，提高工作的保密性，确保工作可以稳定可持续地开展。
1.1没有认识到档案管理信息化的重要性。档案管理的信息化建设关键在于抓住以信息化形式向社会提供服务的重点。目前事业单位的档案保管还集中在实体档案保管上，还没有主动实现档案重审信息化建设。首先，没有对档案资料进行必要的分类提取加工，电子档案的使用效益较低，无法满足现代社会对事业单位档案资料提出的需要。其次，没有认识到信息化建设对降低档案管理成本，提高档案查询速度的作用，档案管理还停留在守护“死档案”的方式上。第三，档案管理还依然依靠手工操作，受制于技术条件，无纸化档案阅读还只停留在概念阶段，传统管理模式制约了档案管理工作发展。1.2缺乏档案管理信息化建设的总体规划。首先，事业单位档案管理信息化建设总体规划与事业单位的发展战略不符，没能根据事业单位的总体发展规划进行科学设计，导致档案管理信息化建设规划不切实际。其次，没能进行深入的调研和科学的论证，有的事业单位档案管理信息化建设规划过于超前，缺乏实施信息化建设的必要和前提条件。第三，没能注重档案管理信息化建设的实际效果，不具备相关计划的扩展性和灵活性，没有给档案管理信息化建设留出足够的发展空间。1.3没能建立档案管理信息化建设的网站。信息化是依靠互联网发展起来的。实现档案管理的信息化建设目标必然依靠网站作为信息输送的结点。但是，目前事业单位档案管理网站还处在设计阶段。首先，事业单位档案管理信息化建设没能借助网站形式开展网上档案查询、电子文件传输，电子文档归档等具体工作。其次，无法借助网站形式为全社会提供电子档案服务，严重降低了事业单位档案的使用效率。第三，没能把事业单位档案管理系统纳入事业单位统一的信息系统，无法全面统一进行网络维护，无法实现相关数据资源共享，没能发挥出档案的综合效率，更不具备当前以及今后一段时间的主流硬件设备。
2档案管理信息化的基本价值
2.1全面提升档案管理效率。事业单位完善档案管理信息化建设可以全面提高档案管理工作的效率，进一步压缩档案管理成本，实现事业单位档案资料的充分有效利用。首先，传统档案管理媒介主要是纸张，需要专业的工作人员收集数据信息资料，档案管理成本较高，档案安全性较低，档案错误情况较多。采用信息化的管理方式，全面借助网站平台进行档案信息的管理，不仅极大的降低了档案管理难度，而且提高了档案管理的效率。首先，档案管理主要借助硬盘和云存储方式，提升了数据信息存储的容量，可以全面提高档案信息量。其次，采用计算机进行文字等资料编辑和录入，不仅降低了档案管理难度，而且提高了档案整理效率，拓展了档案数据存储方式。第三，进一步突破了时空对档案的限制，管理人员可以随时进行管理，可以更好为用户服务，全面提高了档案管理实用价值。2.2进一步加强信息化水平。促进档案管理工作信息化建设可以进一步加强事业单位的信息化建设水平。事业单位在信息技术飞速发展的今天，必须把信息技术引入到科教文卫事业当中，实现档案管理的信息化，可以间接的提高事业单位工作效率。首先，信息的传播主要依靠网络进行的，以电子文档为主进行存储，要求事业单位日常办公也必须使用电子文档，这样不仅提高了事业单位的日常办事效率，而且也极大的提高了事业单位的信息化水平。其次，信息化的关键点在于共享，实现了档案数据资料的共享，也就意味着信息的实时传递，这样更有利于信息和数据的交换，可以全面提高事业单位的工作水平，进一步提高事业单位工作人员的素质，促进事业单位取长补短。第三，依靠信息系统进行档案存储，更方便事业单位内部使用档案数据资料，使相关人员在查阅档案时更加方便，从而极大的提高了事业单位档案管理人员和工作人员办事效率。
3档案管理信息化的主要措施
3.1提高档案管理人员的信息素质。提高档案管理人员的信息化素质和知识水平，对于档案管理工作而言，有着不可估量的重要价值。提高档案管理人员的信息化素质应当从以下几方面做起：首先，为档案管理人员树立信息化发展的主流意识，更新档案管理工作观念，促进档案管理人员主动的提高信息技术的应用能力。其次，加强对档案管理人员的信息技术培训，提高档案管理人员的信息技术水平，有计划的为档案管理人员进行信息技术知识和实际能力的培训。第三，注重对档案管理人员的信息技术水平进行考核，制订档案管理的信息技术标准，要求档案管理人员努力达到与岗位适应的操作水平。第四，建立必要的奖惩机制，鼓励档案管理人员形成信息技术创新的动力，引导档案管理人员围绕工作实践钻研信息技术。3.2加强档案管理信息化硬件建设。必要的是硬件设施是事业档案开展信息化管理的基础，随着现代云计算和大数据的应用，必要的硬件设备是实现档案管理信息化的基础。首先，为了保证档案数据资料在网络环境的高效使用，必须加强硬件设备的建设，为事业单位档案管理配备性能较为良好的服务器系统，实现中央控制和各终端的有效连接。其次，加强大对事业单位档案管理工作的资金投入，按照相关的发展规划，在保证资金到位的前提下，加快实现档案管理的信息化进程，推进档案管理信息化的建设速度。第三，逐步的将高水平的电子计算机设备渗透到事业单位档案管理日常工作中，实现档案管理录入存储的信息化操作，依靠信息设备实现档案管理信息化的新常态。第四，围绕当前的移动互联网的快速发展趋势，在取得事业单位的行业大系统开发前提下，尽可能的实现事业单位档案数据的移动客户端传播，逐渐丰富事业单位档案的信息化发展传播渠道。3.3加强档案管理信息化软件建设。开展符合事业单位档案管理实际需要，以及符合行业发展总体进程的事业单位档案管理软件系统，对于事业单位档案管理信息化建设有着更为重要的意义和价值。首先，应当根据事业单位的业务工作实现需要，建立可以互联互通，共享信息服务，无障碍进行数据传播的信息系统。其次，建立事业单位档案管理信息化建设的综合网站，进一步提升事业单位档案管理信息化建设的服务水平，围绕有效综合性平台，拓展事业单位档案管理信息化的网站建设。第三，加强事业单位数据信息保护系统的开发和升级工作，不断提升数据档案抵抗病毒和恶意攻击的能力，保证档案数据资料在网络的安全传递，做好档案数据资料的备份工作，在保证档案数据安全前提下，做好档案信息的服务工作。
4结论
实现事业单位档案管理的信息化建设，不仅符合档案管理工作要求，而且也符合我国经济社会发展趋势。为了做好档案管理的信息化建设，就必须提前做好规划，抓住有利时机，沉着应对信息技术带来的挑战，结合事业单位传统档案管理方式，做好事业单位档案管理的转型升级工作。
作者:周丽君 单位:通河县清河镇中心小学
参考文献
关键词:事业单位;档案管理;信息化
中图分类号:F49
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)23-0399-01
0引言
以计算机技术为基础的信息化管理技术给档案管理工作开拓了一种与传统手工管理手段完全不同的视野,这不仅是以机器代替手工的过程,而且在档案管理的模式上、方式上和思维结构上都发生了巨大的变化。实际上,档案信息化管理是一个以产业为支撑、信息技术广泛应用为主导、档案信息资源建设为核心、信息网络为基础、信息人才为依托、档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。
1档案管理信息化是社会发展的必然要求
从档案管理来说,所谓档案信息化,就是档案管理模式从档案实体保管为重点,向以档案实体以数字化信息形式为社会提供服务为重心的转变过程。要实现档案信息化管理,首先要解放思想,转变观念,改变传统的被动服务方式,不断加强档案信息现代化管理意识。其次应加强学习,增强档案工作人员的工作能力以适应新时代的档案工作。由于科技的进步,档案管理手段也发生了变化,这些变化对档案工作人员的工作能力都提出了新的要求。要将档案管理的触角伸向前端,拓展档案收集的途径,提高档案收集的归档率、完整率、准确率,从而保证单位档案信息资源的完整性。同时,在后端使档案信息资源的利用延伸到本单位的信息化过程中去,扩大档案的利用,提升档案和档案工作的价值。这种前后并进的档案管理理念将令档案管理系统的功能得到充分的发挥。一是要将复杂工作简单化,将简单工作规范化,坚持从信息的源头上抓起,将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴,进行档案质量监控。要加快库藏档案目录数据库建设,以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。二是对那些重要的、利用频率高、容易受损的档案实行数字化。三是对在本单位信息化环境中形成的电子文件进行有效管理,保证归档电子文件真实、完整、长期可读。
2制订档案信息化总体规划
档案信息化总体规划的制定,必须服从且服务于企事业单位的发展战略。通过分析单位自身特点和发展目标,进行深入调查和科学论证,制定出符合自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计划,形成一定规模的网络管理模式,推动档案信息化的协调发展。要注重系统的实际应用效果,强调系统对企事业单位信息服务目标的支持,同时也要重视系统的灵活性和可扩展性,为未来的发展留出足够的扩展空间。
3建设实用的档案信息网站
档案网站,即企事业单位档案部门在互联网上建立的信息站点,它以网页方式提供档案信息和相关服务;实施档案信息网上查找、咨询、电子文件实时归档和直接提供利用。它是档案数字化的主要目的,也是档案信息化的重要标志和手段。
(1)在档案信息化建设中,应当将档案管理系统纳入单位管理信息系统,建立一体化系统,对本单位各部门的信息予以统筹考虑,资源共享,将会获得管理的系统综合效益。
(2)选用适用的具有开发能力和升级换代能力的档案管理系统是实现档案信息上网的重要条件之一。软件只有符合网络管理的要求,且检索功能强大,才能充分发挥计算机的优势,为不同层次的用户提供优质、高效的服务。
(3)网络设备要标准化,所选产品应符合国内外有关标准,并是当前或未来的主流产品,能得到国内外实力雄厚的软硬件厂家或公司的支持,以确保升级换代,避免重新开发。同时,设备配置要合理化,应考虑网络的吞吐能力、传递速度、响应时间等因素。
4逐步实现档案信息资源数字化
档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础,是保护档案原件的重要方式之一,也是构建数字档案综合业务管理信息系统时首要考虑的重要功能之一。档案数字化是通过应用先进的信息技术手段,将档案部门各种传统的物质载体形式的档案(如纸质、缩微胶片、音频和视频档案等)加工成数字化信息,建立档案目录数据库、档案全文数据库,在网上,提供服务。馆藏档案资源全文数字化不是所有馆藏在近期全都全文数字化,而应该对馆藏档案资源数字化作
整体分析,突出重点,逐步解决。同时,数字档案馆的建成并不意味着传统档案馆的消亡。由于各自的主要功能不同,加之各自具备适应企事业单位某种需求的特殊优势,决定了数字档案馆和传统档案馆将,互为补充,互为依存。
【关键词】 电子化 档案管理 信息化技术
档案的存在，是国家、社会以及个人在正常社会活动中逐步形成的声音、图像、文字和其他不同形式的记录。对档案管理进行电子化建设，就是对机读形式或者是纸质形式的档案文献，通过计算机进行筛选和收集，令其生成计算机数据的文献信息，以供人们的日常应用。
一、行政单位档案管理进行电子化建设的必要性分析
1、有助于提升档案的服务功效。对档案管理进行电子化建设，能够增强档案信息使用的便利性，提升其服务功效。相对于原有的档案管理形式，电子化管理不仅节约成本，并且传递形式也有了突破性创新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具备的优势，一是极大拓宽了档案管理的工作服务广度，二是提高了其信息的实际利用效率，对于档案管理相关部门的服务功能发挥提供了绝佳的条件。
2、有助于降低档案的管理成本。通过传统方式进行档案管理过程中，对档案信息进行采集以及编制和出版都有很高的成本。在运用电子化管理模式之后，能够快速降低投入成本，多次产出。通过多次开发以及使用档案信息，可以降低档案管理因经费不足而存在的限制，减少其加工信息的工作成本，实现档案管理相关工作的跨越式成长。
3、有助于提高档案的利用时效性。从文字采集到形成二次文献的信息，在传统模式下所需要耗费的工作时间较长，造成信息延后、失效，对档案信息的实际应用价值造成影响。对其进行电子化管理能够直接通过机读的方式形成档案，并通过计算机功能进行信息加工，迅速有效的生成二次文献。如此对提升档案管理的实际工作效率具有非常重要的影响。
二、行政单位档案管理电子化建设的有效路径
1、建立健全档案管理电子化的体制。通过自上到下建立健全、统一的档案电子化管理体系，从而规范其在制作以及收集和归档上的时效、程序以及方法等内容。第一，需要制定突出行政单位自身特点的电子化档案利用、保密以及保管制度。第二是将电子文件、电子档案的利用、管理归档统一输出到办公网络一体化管理系统中，从而完成局域网内行政单位的信息共享。第三，深挖电子档案建设的课题探讨，一是研究传统文档的电子化管理和网络信息化，二是分析怎样更安全、快捷、有效的利用和管理电子档案。
2、强化电子档案的具体收集管理。建立完善的档案数字库，通过建立档案数字库内计算机相关目录检索，来完成纸质档案例如图像扫描、手工输入以及OCR识别等多种方式转变成电子化信息资源。对于电子化档案建设，一定保证信息的真实性和可靠性，并实行安全保管，对需要保密管理的信息做好保密工作，如进行加密、防读、权限控制等加密处理，以此保证档案管理的电子化管理顺利实施。
3、全面提升单位工作人员的综合素质。进行电子化档案管理，还需要全面提升单位工作人员的综合素质。打造技术水平高、现代管理水平强的高素质工作人才。对档案管理进行电子化体系建设，其核心力量就是具备一支计算机技术相关水平过硬的队伍，其队伍技术水平对电子化管理水平的高低有着直接性的影响。同时还要对他们展开有针对性的政治教育和思想教育，塑造员工积极的事业观以及奉献精神。并对专业人才的流动规律和成长进行深入研究，加强档案管理人员和机构的工作活力，例如引入竞争机制等。
4、加强部门间的沟通与交流，实现资源共享。伴随现代信息化时代的发展，人们对于信息的需求也在不断递增，档案馆无法对拥有的全部档案信息进行完整的利用、保存和整理。这就需要将档案管理相关部门各自为政的局面打破，促进各个管理部门的相互连接，发展其横向联系，从而实现资源共享，满足社会更广范围的需求。
5、注重档案信息深层次的开发。档案管理相关部门在运用硬盘光盘存储、扫描系统、计算机等技术对档案进行电子化收集、保存和整理之后，需要注重对相关档案信息展开更深层次的研究和开发。通过准确、及时的收集社会反馈的相关信息以及利用结果之后，明确信息变动的状态，以此保证档案管理相关部门能够做出有效的决策，并能够更好的服务于大众。
结语：社会发展需要信息化和数字化的档案信息建设，为此我们一定要提高对档案管理进行电子化建设的认识水平和重视程度。不仅要正视目前电子化发展中产生的弊端，更应该通过创新的观念、高素质人才、创新的制度和管理系统，不断加强行政单位进行档案管理的专业水平，实现档案管理的高速、有效发展。
参 考 文 献
[1]李丽.从企业文化结构谈企业档案与企业文化[J].云南档案.2012.（01）
[关键词]信息化；档案管理机制的转型；事业单位发展趋势
档案资源和档案各项管理过程数字化是档案信息化建设的重要组成部分，需通过信息系统和计算机网络共同协作完成信息传送，从而使得档案资源更合理有效并有序的被整合，达到了档案信息共享的目的。档案信息化建设逐步走向数字化存储和利用，充分体现出档案工作的标准化进程。在2012年11月25日颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》指出，应把在统筹兼顾的同时并推进信息化的速度作为工作目标和主要任务。
一、什么是档案管理信息化
从定义来看，由实体文档的保管转变为电子信息文件来提供服务的形式被通称为档案管理信息化管理形式。通过在对档案信息的分类、分析、提取和加工可以提高档案管理信息化的工作效益。相比旧的管理形式，这类新形式更易于保存与操作，在运用网络的同时，既节约了档案管理成本，也有利于效率的提高。使得电子文件更加规范化和数字化，并在部分中心城市发展数据库，为公众在网上查询信息提供便利条件，同时也构建了完整的档案信息化体制。
二、实施事业单位档案管理信息化面临的问题
事业单位现阶段档案管理方面的问题有以下几个：
1、缺乏通用性
由于现阶段工作部门的计算机配置与所用软件的差异，文件检索与软件系统方面钳制住了档案信息管理的普及进度。
2、信息共享上的弊端
部分企业现阶段的数据交换系统不能够达到规范性、开发性、服务性等多层次发展的标准。
3、规范性
其次由于历史因素导致的管理规范性差也是一大问题。这一问题在各档案明细间尤为突出，不规范的工作标准使得在档案管理信息化普及进程上成为一大障碍。
4、事业单位在档案管理方面缺乏创新性
在越来越多的档案存储与整理途径中，更应该考虑新技术的发展与计算机处理信息能力的提升，可见档案管理在创新方面需要得到重视。
5、管理人员的素质问题
由原来实体档案文件转变为电子信息化档案，对管理人员的素质条件必须严格。就目前形式来说，大多事业单位在管理人员工作水平与知识储备上都有欠缺，要想使档案信息更好的保管，提高工作人员的素质有利于资源的优化配置。
三、事业单位如何达到档案管理信息化
第一，检索方式与存储模式的优化与革新。通过提高计算机的利用率，扩大存储信息量并优化检索配置对事业单位档案管理信息化是一种方式。既要保证技术，又要监督管理，二者共同对档案的安全问题形成保障。同样也需要纸质档案与电子档案的备份查阅管理，在档案查找方面提供很大便利。在完善电子档案的过程中，让分散的信息点通过整合，有顺序的排列处理，也可以共享档案信息资源。
第二，推进管理人员综合素质的提升。对管理人员的素质可以通过培训的方式来提高，以便建立更复杂的管理知识构架。建立复合型人才的高尖端团队也是对档案管理团队综合能力的提高，同时也能有效的解决资源配置上的一些弊端。
第三，运行有效的档案管理安全与保密机制。事业单位在档案管理方面可以把安全与保密机制作为管理工作的重点。档案信息的管理在运作、传播与共享的过程中可能产生一些疏漏，导致档案产生安全问题。通过运行安全与保密机制，可以保证信息对指定人员公开的安全性。此外，不仅保障了日常办公的安全性，也对整个档案管理信息系统的安全问题构建起了一层壁垒。
第四，改进档案信息管理走向标准化与规范化。在档案信息管理中，规范与标准起着重要的制衡作用。在构建档案信息管理的同时也应该多参考国家管理机制的标准，因地制宜，结合优秀的管理机制成果并形成符合本单位的管理标准。在建立管理数据库的时候，标准化与规范化更是有着不可小觑的作用。对各形式的档案数据形成有层次的划分管理，并在统一规定下进行数据与文档间的转化与共享操作。这种方法有利于解决数据在转化与共享过程中的一些不足，也对日后数据库的更新与发展有着正规与标准的导向作用。
【关键词】 事业单位；档案管理；信息化建设
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)04-179-01
一、引言
当前，社会信息化加速发展，企事业单位的科研、生产与管理活动也进入了信息化建设时期。网络化和信息化已然成了社会发展的重要趋势，也是企业事业单位实行现代化管理的方向。在这种形势背景下，事业单位档案管理信息化建设则成了顺应时展的必然选择。本文主要以此为主题展开探讨，具有一定的参考意义和启发意义。
二、事业单位档案管理信息化建设的现状
具体而言，事业单位档案管理信息化建设存在的问题主要表现在以下几点：
（一）对档案管理信息化建设工作不够重视
从目前来看，事业单位的领导层不够重视档案管理的信息化建设，没有意识到它的重要性。于是出现了在实际工作中疏于管理和指导档案管理的现象。人员缺乏和经费投入不足等问题也普遍存在。对于事业单位自身发展所形成的真正有价值的档案也不够重视，开发利用度不高，这些现状都导致事业单位档案管理信息化建设的进程。
（二）档案管理信息化建设缺乏针对性
现阶段，不少事业单位是聘请软件公司来从事本单位内部的档案管理信息化建设，但是这些软件公司不熟悉事业单位的特点、管理特色和业务流程，所以他们采用拿来主义，照搬套用同一种模式来建设档案管理信息化，这样的现状就导致软件公司所设计的信息化系统缺乏实用性和针对性，使用效果不是非常理想，有碍于档案管理信息化进程的顺利推进。
（三）档案管理人员跟不上信息化建设的进程
我们都知道档案管理工作是一个专业性很强的工作，要求档案工作人员要具备系统的档案管理专业知识，还要了解本单位生产产品技术方面的知识。另外，随着计算机的日益普及，这对事业单位档案人员的业务素质也提出了很高的要求。然而，目前事业单位的档案管理人员一般以兼居多，他们的档案知识不够全面，对计算机技能也不甚了解，这样的情况使得他们远远跟不上档案管理信息化建设的进程。
三、如何推进事业单位档案管理信息化建设
（一）事业单位领导层要充分重视档案管理信息化建设
企业发展首先靠领导，所以事业单位的领导层首先就要从意识上重视档案管理信息化建设。首先，要投入足够的资金支持这项建设，为信息化建设保障物质基础。其次，要树立事业单位信息化的理念。虽然档案信息化建设需要比较大的投入，从计算机、扫描仪、打印机到复印机以及网络系统等设备都需要一一配备，但其能促进事业单位的可持续发展。所以，事业单位领导要放远眼光，积极促进档案管理信息化建设。
（二）加强各类档案信息化设备的添置
档案管理信息化建设工作是一项复杂的系统工程。所以事业单位的档案装备要齐全，不同载体、不同门类的档案都要科学、有序的摆放。此外，还要积极推进档案全文数据库的建设，有条件的单位要对各种类型的档案进行数字化录入和管理，尽快实现档案的电子化查询，提高利用效率。
（三）完善电子档案的有序管理
作为事业单位档案管理信息化建设的核心要素，确保档案信息的完整性和安全性必须引起档案管理人员的重视。所以，事业单位要制定有关电子档案的管理规范，要求所有员工严格遵循，保障档案信息的安全性。对于有保存价值的电子档案，还要保存相应的纸质文件。双管齐下，确保档案信息的保密性和安全性。
总之，事业单位档案管理信息化建设是一项系统工程，档案管理人员还要不断提高自身的管理素质，一方面，要学习有关档案管理的理论知识和技能，增强理论素养，另一方面，还要学习有关计算机、网络等方面的知识，调整心态，与时俱进，并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值，以满足事业单位可持续发展的最大需求。
参考文献：
[1]李华春.档案信息化是档案管理的发展趋势[J].中国科技财富,2010(18) .
[2]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发,2010（5）.
