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第1篇

一、提高文书档案管理工作效率

以往的文书档案管理工作，较多依赖于人工的手动操作，对人员的档案管理素质要求较高，需要用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节，这样的档案管理工作又费时，又费力。引进计算机处理相关工作，实行办公自动化，通过信息化技术和方法的应用，加强档案信息资源的合理配置和科学管理，运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存，在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中，工作有序快捷地开展，从而大大提高了办公效率。特别是在复杂的档案管理工作中，尤为突出，例如，基建档案的管理工作，要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容，区分保管期限组成案卷，且每个工程项目的文件材料要保持成套性，这样对文书档案管理工作的要求极高，要全面、及时、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理费时费工，耗时耗材，引入自动化系统，则方便快捷，利用电子文件非实体归档的特效，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务，实现随时办结随时归档。

二、提高档案利用工作的效率

档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段。目前档案利用的基本途径是：提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品。档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等。由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体，大部分的资料长期仅能存档于文件柜中，查找和使用极其不方便，给档案利用工作带来了诸多的不便之处，大大限制了资源的相互交流。在应用办公自动化系统后，文书档案资料可以脱离原载体，可根据不同的需求自行选择相应的储存介质，比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等，这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能，从而可以更好地用好、用活、用透资料，使文书档案资料的价值得以更好地体现。

三、保障文书档案资料安全性

传统文书档案资料以纸张为载体，在档案保存和利用的过程中，档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化，比如变色、强度下降和化学性质变化。纸质的文书档案资料不利于环保节能，保存档案资料时占用地方，特别是小心保存的同时还不能保障完全的安全，纸质的文书档案资料极其容易受到保存环境的影响，比如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，会发生水解和氧化反应。在《档案法》中从法律角度明确了档案保管工作的职责和内容，《档案馆建筑设计规范》中也对档案馆的库房建设提出了具体要求，可见保管档案对基本物质条件有相当严苛的要求。在实际操作中，稍有不慎，在文书档案管理的工作过程中，就可能发生不可挽回的损失。实行办公自动化后，文书档案的管理介质有了较大的提升，这类新载体的优点是存、读方便快捷，便于携带，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具备可修复性，具有很强的稳定性，复制容易，交流方便等。