发布时间：2023-03-22 17:37:39
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高校档案论文样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
国内一些老牌高校，特别是重点高校由于档案网站建设起步早，技术力量雄厚，人才队伍充足，积累了丰富的档案网站建设经验。如，从栏目设置上看，复旦大学档案馆档案信息网设有“法规制度”、“本馆收藏”、“复旦人物”、“专题汇编”、“名人讲坛”、“档案查询”、“录像展览”等十大类目；浙江大学档案馆设有“本馆概况”、“服务大厅”、“档案征集”、“网上展厅”、“校史编研”、“兰台学苑”等七大类目；中山大学档案馆设有“服务指南”、“信息查询”、“档案法规”、“珍档荟萃”、“专题展览”、“校友之家”等九大类目。从信息内容上看，兰州大学档案馆不仅有档案馆的职能、机构设置、兰大人物的介绍，还提供了图片档案、校友风采、特色馆藏资源等；北京邮电大学档案网站上的“网上展厅”提供了校园变迁、院士介绍、历任校长的个人信息、知名校友及反映本校特色的档案信息展览，为访问者提供了一个全方位、多角度的了解本校的科技创新、风俗文化的全新的服务窗口。因此，要广泛借鉴其他高校特别是重点高校的档案网站建设经验，进行调研和分析，抓好网站的总体规划和设计，力求使网页设计更加美观、界面更加友好、栏目设置更加科学、信息内容更加丰富、技术手段更加先进、网站功能更加实用。
2扎实推进信息化基础工作，丰富档案信息资源
成功的档案网站必须有丰富的档案信息资源网，充实网站内容，满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化，建立档案资源数据库，这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此，要扎实做好档案信息化的各项基础性工作，包括：通过档案馆现有力量或采取商业化运行手段，对部分或者全部外包的形式对现有纸质档案资料的进行缩微、录入、扫描、数码拍摄等，转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式，形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库，并存储在网络服务器中，利用计算机提供查询、检索和浏览。另外，要加强特色档案资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。在此基础上，可以通过与其他高校档案网站建立友情链接，实现与校外档案馆藏特色资源有效整合，从而达到信息的多途径沟通、全方位共享，满足用户的最大需求，扩大网站的影响力。
3充分运用档案管理系统，建立网上电子文件归档平台
目前，很多高校采用了“南大之星”档案管理系统，该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用，并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接，是档案网站建设信息资源源泉，可以完善档案网站功能。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统，建立网上归档平台，各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档，提高了工作效率。有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校，可以采用现有的档案管理系统，如“南大之星”档案管理系统目前在高校应用比较普遍；已建立办公自动化（OA）系统的高校，要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作，实现网上电子文件实时归档。
4积极运用多种技术手段，完善档案网站服务功能
一、合并高校档案管理中存在的问题及原因
1并校期间文书立卷、归档的问题
合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。
2档案的集中管理问题
按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。
3档案网络建设问题
高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。
4档案排序、管理重新理顺问题
合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。
二、合并高校档案管理应把握的几个问题
合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。
1强化档案意识，规范档案管理
前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
2建立健全档案管理工作制度，依法治档
总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。
3合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。
4确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
（一）各大高校各自为政。我国高校电子档案目前没有统筹管理，电子档案由各个学校自发、分散管理，正所谓，谁有钱谁建，谁有技术谁能建。对于那些直属于教育部的高校，其电子档案起步较早，数字化、信息化程度也相对较高。如南京大学档案馆研发的南大之星软件就有口皆碑，其开发软件的能力也堪称全国高校之最。而对于那些非直属院校，其电子档案的管理和利用能力就相对薄弱些。
（二）管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同，而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同，这样，势必会导致将来网络化对接时存在困难。
（三）安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下，电子档案的安全受到威胁，其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等，而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。
（四）缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体，所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息，这样既可以确保信息的原始性、真实性，也能在出现问题的时候，第一时间内找出责任人。
（五）缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系，也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加强高校电子档案管理工作的策略
（一）建立全国高校电子档案管理中心，打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头，打破地域界限，将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来，形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案；服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。
（二）出台标准化软件模块，统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块，建议从以下两个方面着手：一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组，使我国的档案著录规则系统化；二是加强对档案信息化发展的理论研究，只有更深入的理论研究，才能有更完整的电子档案著录标准。
（三）加大资金投入，加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上，各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储，并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上，各大高校要增加经费投入，将电子档案建设的经费列入年度财务预算中；配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施，以进一步完善电子档案的硬件设施建设。
（四）强化电子档案的安全管理和保护，确保电子档案的安全。一是建立档案数据备份和恢复机制；二是采用档案内部局域网与外网连接，以保证电子档案的安全；三是对单位档案资源的访问，采用身份验证技术。身份验证技术又称身份识别技术，是指用户通过使用通行证、指纹、影像、声音等生理特征来验证自己身份的过程；四是采用双密钥传输重要文件。这主要是指在与单位以外的网络进行数据传送时，发方和收方使用成对的密钥，这样就能有效地保护好重要文件和数据，避免被黑客等截获；五是采用访问控制层技术。这主要是指在单位的内网和外网之间，设置访问控制层，这样既可以防止外部对单位局域网的非法访问，也可以防止单位局域网对外网的不安全操作。访问控制层技术包括防火墙、网络地址转换、服务器、入侵检测等，其中，防火墙是通过数据流的监控、过滤等功能来来实现控制作用的，网络地址转换是通过隐藏、伪装内网的IP地址而实现控制功能的，服务器是通过自身起中介作用而保护内网安全的，入侵检测技术有进攻识别等功能。
目前高校教师业务档案管理现状很不乐观，主要表现在：意识淡薄，缺乏开放性；管理混乱，缺乏共享性；更新不及时，缺乏时效性；管理手段落后，缺乏现代化。再结合笔者在高校的工作经验，发现高校教师业务档案管理方面存在的问题，同时对这些问题进行深入的思考，进而产生一个设想，就是研究开发高效、安全、简便的管理系统。笔者通过调查、研究分析，对、SQLServer2005数据库管理进行深入学习、研究，进一步研究、开发科学高校教师业务档案管理系统。
2相关内涵界定
所谓教师业务档案，通常情况下是指教师个人在教育、教学和科研等方面，形成的各种材料记录，这种材料记录往往具有保存价值，通过这些材料记录可以进一步反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩等。教师业务档案一方面可以真实地反映教师的个人情况，另一方面可以展现学校的整体素质、师资队伍结构和办学水平等，为高职院校师资队伍建设、教育教学改革、职称评审、学校各项评估等工作提供了真实可靠的依据。
3系统功能需求分析
对于高校教师业务档案管理系统来说，其用户类型通常情况下主要包括普通的教师和系统管理员。其中，教师的功能表现为：编辑、查询和修改本人的信息，同时可以对本人的登录密码进行修改。对于系统管理员来说，其功能需求主要表现为：一方面具有教师的所有功能，另一方面能够查询、修改所有的用户数据，同时能够注册新用户，并且可以对用户进行删除操作等。对于教师业务档案管理系统来说，其基本功能主要包括：查询、输入和存储教师信息，并且教师可以添加、更新个人的信息，同时可以设定和修改密码；对于管理员来说，能够对数据库进行更新、删除、添加等操作。在设计方面，利用模块化方式对管理系统进行处理，将整个系统的各个功能划分为若干个模块，通过对模块进行开发和设计，完成系统的修改与更新，同时维护数据库，进而在一定程度上满足用户添加、删除、更新、查询和打印相关数据的需要。根据需求分析该系统设计了以下功能模块：教师个人信息、任课信息、科技项目信息、论文信息、著作信息、社会兼职信息、学术团体兼职信息、国内进修学习信息、出国（境）学习工作信息、专家信息、教师教学工作量、教师业务考评信息、教师实践经历和管理工作信息。
4系统总体设计思路
高校教师业务档案管理系统基于B/S体系结构，真正实现零客户端。采用浏览器/应用服务器/数据库服务器的分层体系结构开发设计该系统，无需安装相应的客户端，进而在一定程度上方便了用户的使用和管理。为了保证数据的安全性与交互性，系统采用SQLServer2005，对数据进行储存、检索和维护等管理。该系统具有良好的兼容性，同时能够容纳大量的专业知识，在安全性、准确性、运行速度等方面表现得尤为突出，在一定程度上为客户端提供快速、稳定的运行环境。前台的开发工具选择MicrosoftVisualStudio2005，该开发语言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，这一开发平台具有较强的战略性，Microsoft公司所有的编程语言的开发环境被框架统一起来，并且可以创建、配置和运行Web服务以及Windows平台，可以很好地连接SQLServer2005。它以构件化方式进行开发，统一了接口，并且访问简单、升级容易、易扩充等，在一定程度上迎合了当今IT技术的发展方向。在传统的客户/服务器结构的基础上研究开发出B/S (Browser/Server)模式的三层架构模式，这一模式具有严格的分层定义，首先对整个软件系统进行分解，将其分成相对简单的小分块，每一层只实现系统相应层的功能，相邻层对应的功能模块通过相互调用的方式完成层间的交互，由接口完成信息的传递。系统功能利用三层架构来实现，在一定程度上为系统提供一个可行性方案，对于程序设计人员来说，可以方便地将该方案转换为实现应用系统功能的B/S模式，这一计算方式由传统的C/S发展起来。对应于三层架构的多层结构，其含义是一样的，只是细节有所不同。三层分别是：表现层、业务逻辑层、数据访问层。三层之间的关系主要表现为：通过访问数据库操作层提供的接口，业务逻辑层可以对数据库操作层进行访问，对于同样的数据库操作层来说，访问数据库访问层则是通过访问数据库访问层提供的接口来实现，对于客户端来说，通过界面层对业务逻辑层进行访问。在三层架构之间派生类去实现接口，对派生类的方法和属性进行调用，并且三层之间可以相互调用。
5结束语
高校档案记录着高校的历史发展和文明进程，以其材料的原始性和真实性而具有重要的史料价值，是高校大学文化建设和大学精神所保存的智慧的渊薮。在此意义上，对高校档案的管理也应该提升到关乎大学发展的战略高度上。因此，只有高校档案管理人员具有较高的文化水平和专业素养才能胜任此项工作，才能更好的服务高校的发展和社会需要。但是，现实的情况是:长期以来，我国大部分高校的档案部门在档案的知识管理方面常常不能尽如人意，部分档案管理人员往往是岗位轮转或者是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有受过档案专业的训练，更有甚者其基本的文化程度还没有达到要求，保证高校档案管理的规范化和科学化就不能落到实处。所以，造成高校档案管理质量低下，甚至乱象频生的现象，也就不足为怪了。鉴于此，提高高校档案管理人员的管理技能和知识水平以及学术研究能力，是对高校档案进行知识管理的先决条件。那么，高校档案管理人员的知识技能标准有哪些呢?迈克尔•库克在《培训档案和文件管理人员的国际标准》一文中说:“所有的档案与文件管理人员必须具备一定的管理技能，例如:目标管理、数据库管理、文件系统设计、统计方法、预算和成本利润分析等，这些知识是任何一位合格的专业档案人员所具备的。”
这是迈克尔•库克在20世纪末期对所有的档案与文件管理人员必须具备的管理技能的阐述，然而，当时间进入到21世纪的今天，对高校档案管理人员的管理技能和知识结构的要求也发生了不少变化，尤其是对高校档案管理人员的知识化要求更高。这也是21世纪经济全球化背景下社会发展对高校档案知识管理的新要求。具体到我国高校这个层面，高校档案管理人员必须提高思想认识，转变固有的工作观念，加强档案管理的业务学习，不仅要充当高校档案的保管者、大学历史文化的守护者，更应该成为档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。此外，还要高度重视高校档案的编研工作，要充分认识到高校档案的编研工作并不仅仅是收集、整理、装订资料之类的简单事务，编研工作的特性决定了编研人员必须具备起码的历史学、文献学、编辑学、写作学以及计算机、外语等基础知识，因此，档案人员应该不断学习，积累丰富的知识，提高对档案文献的研究分析能力，提高对档案材料的鉴别能力，提高语言文字读写能力，提高计算机操作能力。如果高校档案管理人员不具备与档案相关的基础知识，不具备相应的文化知识修养以及学术研究能力，则无法正确认识高校档案的价值，高校档案文化资源的开发和文化管理也不可能真正实现。
二、高校档案知识管理的价值实现
(一)知识组织对高校档案馆而言，知识组织是档案管理人员对档案资源进行知识管理的方式。潘连根曾经讲过:“对数字档案馆而言，知识组织就是通过知识挖掘对馆藏文档信息进行精简、提取，发现隐含在文档信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织的过程。”［4］这段话说明:档案管理人员是高校档案知识组织的主体，通过他们的知识化的组织行为给予档案以知识化的组织成果。例如，高校人物档案具有无可比拟的历史性和真实性，是高校发展历程的见证，具有丰富的文化、知识、思想、历史内涵，是高校在进行大学文化建设的重要资源。可以说，对人物档案文化性的集合组织，是表现大学文化的重要方面。此外，在建立高校人物档案并对其进行充实和完善时，要针对高校人物的不同家庭情况，首先要重点组织易分散、易损毁和遗失的资料，进行统一的收集、整理、编研、保存，这一过程实质上就是一项对档案资源的知识组织过程。高校档案的知识组织工作的发挥无疑也取决于主管高校档案的行政干部领导水平，在某种意义上，高校档案管理干部的知识素养和水平决定了高校档案知识组织的质量。事实上，由于目前高校档案管理体制上存在的诸多弊端，高校档案的编研工作基本上还停留在应时宣传和完成领导要求的工作上。更有甚者，部分高校档案馆的领导和管理人员依然坚守着传统的档案管理思想，对档案的编研工作置若罔闻，人浮于事。这不仅不能提升档案知识组织管理水平，更不能为本校的高校大学文化建设做出任何贡献，对这种浪费资源的行为，应该积极加以改正。新时期高校档案管理的新要求，促使高校主管档案管理的领导结合本校实际，突出档案管理者的知识组织作用，强化档案管理者的知识素养，使高校档案馆在做好档案信息组织工作的同时，还要考虑到档案信息的大学文化建设和社会发展的现实需要，在此前提下进行一定程度的分类组织、分专题组织、分行业组织等各种组织方向的研究，尤其要重视更能体现知识组织优越性的分类、整理和编研的环节。
(二)知识开发如果说知识组织是对档案资源进行的分类管理和整合规划，那么，知识开发就是在知识组织的基础上，通过对档案的知识资源的深加工，有目的、有针对性的创造出社会和个人所需要的知识解决方案和知识产品。因此，知识开发同样需要档案管理者具有较高的文化素养和水平，更需要较高的学术素养和学术研究能力。一般而言，高校档案馆是直接服务于所在高校的建设需要。高校所进行的独具特色的大学文化建设和大学文化战略，其目的是增强大学的文化影响力和提高大学在国内和国外竞争力。大学文化建设的内容涵盖面很宽泛，几乎包括了大学建设的一切领域和层面，但是其精髓在于培育大学的灵魂和精神支柱，即大学精神。大学精神是是大学文化的核心，在大学的生存发展中起着至关重要的作用。因此，大学文化建设的关键是从大学的历史发展中提炼自己的大学精神。高校档案记录了高校进行教学、科研工作的全部内容，如专业设置、教学改革、教学大纲、教师情况、招生情况、学籍成绩等内容。对这些档案材料进行总结、提炼，可以为大学教育理念和大学精神的形成和明晰，为高校的教学改革和发展走向提供经验借鉴，具有非常重要的意义。因此，鉴于高校档案的文化资源属性，对高校档案的知识开发就是每一个高校必须要高度重视并切实实行的重要的工作。
(三)知识传播高校档案工作不仅肩负着保存记忆、资政育人的责任，更为重要的是，还具有传承文化、弘扬文明的特殊使命。在高校档案具体的知识传播环节中，首先要向学生和社会公众宣传高校的核心价值观。价值观具有浓郁的时代特征，是高校一切工作的出发点和最终归宿，可以说是大学文化建设的重中之重。其次要宣传高校的办学理念。办学理念是高校的发展规划、历史使命和大学精神的主要表现。最后要塑造大学的形象。大学形象是大学文化本质的外部显现，是通过高校长期的建设、由高校所有的精神文化和物质文化综合形成的现实存在。这种通过宣传由社会公众所赋予的大学形象无疑会在高校竞争中处于重要的地位。高校档案具有真实性、直观性和历史性的特点，是高校文化向内部和外部进行知识传播的重要媒介、有效形式和载体。经过知识组织和知识开发之后的高校档案研究成果，以编研著作、举办展览、文化开发等方式来体现，不仅有助于学生和社会关注高校的办学理念、人才培养质量及教育改革成果，向学生和社会展示大学形象，而且将是提升大学文化建设和社会影响力的有效措施。此外，通过高校档案的知识传播，把大学文化资源发扬光大，延续大学文脉，传承大学文化，也是高校档案管理人员的光荣使命和义不容辞的历史责任。因此，高校档案的知识传播对于高校大学文化建设和大学精神的弘扬，对全社会的文化贡献具有十分重要的作用。
(四)知识服务“公共档案馆”是近年来随着档案馆服务功能的不断拓展，公共属性逐渐明确而出现的。档案馆的公共性是实现档案工作目的的必然要求，也是档案馆实现自身发展的迫切需要。“面向社会，面向公众，扩大档案服务范围，改变传统官方机构为现代的公共档案馆，实现档案资源的最大限度的开发利用，是现代综合档案馆自身存在和发展的必由之路。”［5］高校档案馆作为全国档案馆的的一个分支，毫无疑问也具有明确的公共属性。公共属性要求高校档案馆不仅要为高校的师生员工服务，还要为社会和所有需要的公民服务。在新的历史条件下，高校档案中包含的重要的信息和文化资源日益受到全社会的关注，为社会提供知识服务就成为了高校档案馆的重要责任。“知识服务不仅渗透和凝聚了档案专业人员的知识积累和专业贡献，也弥补了利用者的知识空缺。”［6］因此，高校档案的知识服务应该以管理人员对档案的知识创造为前提，使这种经过知识加工后的知识资源在高校与社会各界建立联系时，可以极大地增强高校的知名度、美誉度，提高高校的社会影响力。加强高校档案公共服务功能，提升高校档案的知识服务能力，首先要强化知识服务意识，重视和把握社会需求及其发展趋势。在高校档案管理中，要摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，积极面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质的知识服务，使全社会共享对高校档案的知识开发成果。
三、结语
1.1树立档案信息化意识，完善档案工作条件
对于高校来说，对学生档案进行管理，这是一项基础性工作，做好学生档案管理工作，在一定程度上可以有效地提高学生管理水平，同时也可以帮助大学生成才。在学生档案管理方面，无论是档案管理者，还是工作人员需要给予高度的重视，做好学生档案管理工作，强化档案管理工作的责任感、使命感等。在学生档案管理工作中，高校需要给予资金支持，同时帮助档案管理人眼树立信息化意识，不断适应信息化环境，提高学生档案的管理水平。
1.2建立多媒体档案管理系统，提高学生档案管理的信息化水平
在组织开展学生档案信息化管理工作的过程中，高校需要建立多媒体信息化档案管理系统，同时统一档案管理标准，明确管理规范。对此，高校可以充分利用校园网络，对现有的计算机设备、网络应用技术，以及软件开发人等进行充分的利用，积极开发多媒体档案管理系统，对学生的档案信息进行信息化管理。在开发应用多媒体档案管理系统的过程中，需要统一标准，对学生档案的归档内容、数据采集、信息维护等进行明确，一方面确保档案信息管理系统的可操作性，另一方面提高多媒体档案信息的准确性，为实现多媒体档案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作机制，对多媒体档案实施规范化管理
高校利用多媒体技术对学生档案实施管理的过程中，需要建立完善的协调机制，必要的情况下，可以组织成立领导小组，明确管理机构，对学生多媒体档案信息进行统一管理，结合高校内部学生档案管理工作的实际情况，通过加强组织领导，协调学生档案管理机构与各部门之间的关系，采取相应的措施，在多媒体档案信息管理方面形成合力。
2结论
1、有利于纸质档案保存。传统的人事档案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的问题外，还存在档案宜损坏问题。每当有查询人员查询时，都要翻阅纸质档案，时间一久，不论多么小心都会有损坏，在无形中也缩短了纸质档案的保存时间，对其长期保存不利，而信息化人事档案管理，对于这些问题都避免了。因为计算机可以一次录入完成，查询检索只要通过计算机就可以完成，不用再多次重复查阅纸质档案，降低使用率的同时延长了纸质档案的保存时间，为档案长期保存提供了保障和创造了有利条件。
2、有利于档案修改调整。高校的干部级别跨度较大，从副科级到厅级或是省部级。高校内设机构也非常多，所以高校干部队伍十分庞大。因年龄、职称、待遇和学校工作需要等，对干部调整的频率十分高。又因高校处级以上干部每届任期一般为三至五年，届满将有一部分干部改非、一部分干部轮岗、一部分干部提拔等等，各种因素都会给干部人事档案管理带来非常大的工作量。唯有通过计算机来应对上述干部变化带来的人事档案调整工作，效率更高、错误率更低，充分保障干部调整工作的顺利进行。
二、高校干部人事档案信息化管理现状和问题
1、领导重视不够。人员不够专业，受传统观念的影响，领导对档案管理的认知，还是处于最基础的那一层，对于高校干部人事档案工作很容易忽略，没有把干部人事档案工作摆在应有的位置，随着社会的发展，档案管理逐渐被信息管理模式取代，许多档案管理者不仅要精通传统的档案专业知识和业务，同时还要掌握计算机网络和法律知识。现在的档案管理人员由于领导没有合理的对人员进行培训，提升，使之阻碍并直接影响了高校干部人事档案信息化的进程。
2、经费投入不足。档案经费不足，达不到档案信息化工作的需求，校领导应该严格按照干部档案的工作条例，投入财力物力，同时增添必要设备。首先从硬件建设上提供有力的保障，再从福利待遇提升等方面考虑，充分激发档案管理工作人员的积极性和主动性。
3、数据库不够完整。一个建全完整的数据库是实现信息化管理的关键。一是原来的数据不完整，不准确，查全率查准率大大的打了折扣；二是各个人事部门分别各用一个软件，彼此不兼容，数据通用性差，数据信息很难达到共享；三是更新速度慢，不能反映现实情况。
三、高校干部人事档案信息化建设的措施
1、加强领导和经费投入。高校干部人事档案信息化管理，涉及到组织、人事、财务、技术中心等诸多部门，需要加强统一领导，设立专项建设经费，按照不同时期的建设目标，保证项目预算经费足额到位。与此同时，注重高校干部人事档案信息化管理应用与产出效益，确保干部人事档案管理信息化建设总体目标全面实现。
2、加强数据库的建设。高校干部人事档案数据库的建立，一是要采集干部档案的基本信息数据；二是建立电子档案；三是建立数字档案。对于纸质档案的完整保存有利，还能延长其寿命，使检索更加便捷。
(一)存在问题
1．思维观念脱节长期以来，社会上普遍认为人力资源管理重“事”不重“人”，档案管理极少对外界宣传，加上单位忽视了对档案人员的培训与教育，致使其档案意识不强，档案管理水平不高。思想与态度决定行动，观念与时代的脱节带来的是行动短板。进入信息化社会以来，环境与市场需求发生了巨大变化，多元化的用人机制在高校开启了探索之路，服务与竞争意识成为市场制胜的法宝，因此，转变思路、更新观念、适应形势的要求成为必然。
2．知识结构单一受知识水平和技术能力的影响，档案管理人员工作只会进行简单的抄写、编排和装订，无法胜任知识经济时代的发展要求。高校普遍存在档案管理水平低、手工操作及效率低下的问题，专业人员知识老化、结构单一、学历水平虚高及性别结构失调等导致档案管理人才缺乏，他们驾驭信息的能力仅停留于信息收集、鉴别、整理的初级阶段，精通人事管理又擅长信息技术的人员匮乏。
(二)改进路径
1．更新观念，提高服务质量认清形势，更新观念，树立人力资源新观念，树立用户至上的理念。高校必须自觉增强档案意识和强化服务的理念，用高标准的服务水平、高起点的服务意识和高层次的服务质量，全心全意为人民服务。主动适应动态服务，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，化被动服务为主动服务、静态服务为动态服务。创新服务水平，提升服务质量，实现资源共享。加强高校人事档案管理人员的忧患意识、竞争意识、科技化意识、网络管理和法律意识，使其站在更高层次的角度，从繁琐的手工查档向数字化查档服务转变，坚持科学发展观，强化标准化意识，服务现实社会。
2．树立人本理念，发挥最佳效能树立人本理念，注重机制创新，从控制向服务转变;注重规范管理，从感性向理性转变;树立法治理念，提高管理成效，切忌简单而为和感情用事;注重整体效应，树立绩效理念;注重对人才的开发和利用，做到人尽其才，发挥最佳效能。坚持以人为本，努力实现个人的自身价值。打造人文化管理机制，创新人事管理改革和建设思路，建立科学的考核评价机制和有效的激励与竞争机制，实现传统向现代人力资源管理的转变。
3．创新思维，提升素质首先要在观念上创新，档案信息资源的创新，关键在于人才，必须建立一支政治素养强、专业化水平高的档案管理队伍。这就必须要强化三种素质，即政治理论素质、业务知识素质和科学文化素质，努力提高人事档案管理人员的政治思想水平，提高人事档案管理者的业务素质。高校人事档案管理者除了具备档案管理的专业水平，还要具备相关的计算机及互联网操作技能，提高档案管理人员的预测能力，为领导实行科学决策提供强有力的依据。组织定期和不定期、系统和专项的岗位业务培训，进一步提高人事档案管理人员的综合素质，包括理论知识素质、心理素质、业务素质，在信息化条件下，要提高档案管理的水平，必须提高管理人员的专业技术水平，不断加深、拓展专业知识的广度和深度，掌握现代信息技术，熟练运用计算机技术，掌握分析处理技术，编制有关软件。高校应加大高层次统计人才的培养力度，造就一批既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才，以适应新时期对高校人事档案管理的新要求。
二、管理机制急需科学发展
应尽可能满足用户对信息的需求，建立以岗位管理为核心的管理体系，实行人事档案的社会化开放式管理，积极实行人性化的柔性管理。由“以工作为中心”的刚性管理向“以人为中心”的柔性管理转变，是高校人事档案管理行业的一场革命，要实施柔性管理，就要把提高素质作为柔性管理的必备条件，从而达到柔性与刚性管理有机结合、宽严相济。
(一)存在问题
1．管理意识滞后人事档案管理制度相对落后，人事档案管理方式和手段相对落后，对管理信息化的重要性认识不足，尤其对于信息化管理的重要性认识不足，这就导致了高校开发管理信息系统的技术相对落后，大多是重管理，轻服务，管理水平不高。
2．信息资源管理分散目前，各高校人事档案信息系统之间交叉少，还处于各自为战的状态，难以形成合力，加上人才流动日趋频繁，影响人事档案的完整性，人事档案信息难以实现资源共享，无法有效实行人力资源优化配置。
(二)改进路径
1．创新服务，转换角色需求决定服务。实现高校人事档案管理的标准化、规范化，建立科学的考核评价机制，就必须转变高校人力资源档案管理理念，从守门员向知识导航员与信息咨询专家转换，从信息文献提供者向信息组织管理专家转换，档案管理员应教授和训练用户如何在信息高速公路上辨别方向，适应对人事档案信息的各项需求，将传统的管理模式与现代的信息技术相结合，建立人事档案信息数字化，充分发挥人事档案信息的利用价值，实现资源共享，为高校档案管理现代化提供强有力的服务支撑。
2．刚柔相济，科学发展柔性管理的本质是一种“以人为中心”的管理，采用非强制方式和手段，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志转变为人们的自觉行动，它强调的是在尊重人、重视人、理解人的基础上用好人、管好人，因此，它更多的是对管理对象信赖的一种管理。柔性管理并非是对刚性管理的否定，柔性管理是在刚性管理的基础上的发展与升华，二者之间存在着继承与发展的内在联系，没有刚性管理的档案行业必然遭致混乱，柔性管理不虚无，它需要真正的柔性制度与其配套实施，实施柔性管理，必须坚持刚柔相济，才能相得益彰、相互促进。人事档案管理工作是一种奉献性很强的服务性工作，这就要求管理者必须具有强烈的事业心和责任感，以平易近人的服务态度对待用户，并与之进行友好沟通，体现服务至上的理念，保证档案服务更具针对性、特色性、实用性。统计有助于实现高校人事档案管理的专业化，为学校人事决策提供科学保障和依据，保证“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段实现信息化，加快信息化建设步伐，实现人事信息的共享。对人事信息数据库进行完善，利用现代化设备和数字化技术，对档案信息进行动态管理和维护，加强开发人事信息资源，提高利用率，实现档案管理科学发展。
三、环境服务有待完善创新
经济基础决定上层建筑，没有一个坚实的、先进的设备硬环境，就不可能打造出现代化的数字管理平台，营造符合人性化服务环境，来适应网络时代要求，进而满足多元化用户的个性化需求。
(一)存在问题
1．基础投入不足随着信息数字化的来临，高校人事档案建设相形见绌，资金投入出现了不足，硬件配备不足。目前，高校人事档案基础设施建设滞后，档案室面积狭小、设备简陋，多数达不到人事档案库房、阅览室、办公室分开的要求，有的是档案库房、办公室、阅览室挤在一间小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案。管理人员数量不够，许多档案管理人员缺乏专业知识，影响了高校人事档案管理科学化、现代化。
2．技术装备落后在人事档案管理信息化过程中，出现了技术与体制上的障碍，这就延缓了信息化的进程，也激化了档案信息的供需矛盾。为此，高校应升级人事档案的信息存储与检索系统，购买电脑、空调等，增设档案库房，引进先进技术设备及管理软件，及时建立防火、防盗监控系统，实现人事档案管理资源的优化配置，以利于档案信息化管理。
(二)改进路径
1．加大信息化建设投入力度物质基础是项目建设的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，需要建立完整而准确的人事档案信息数据库，配备先进的计算机等硬件设备，改善高校人事档案管理硬件条件。学校要加强对信息化管理基建的重视，完善计算机的硬件与软件设施，构建高标准、现代化的人事信息系统，按照档案管理基础设施建设的严格要求，启用标准配备，确保人事档案管理步入可持续发展的良性轨道。
2．打造现代管理数字平台面对电子技术、互联网、高科技的冲击，人事档案管理这块传统意义上的净土，也难以独善其身。档案管理数字化平台意味着缜密、高效、快捷，为确保人事档案信息的安全与保密，就要从制度层面杜绝数据丢失或泄密的可能性，严格管理权限，认真维护数据库。为此，应依托现有校园网络平台，构建网络化平台，建立人事管理信息化基础数据库，实现从手工检索到计算机检索的转变，实现人事档案管理的微机化、网络化，实现统计数据资源共享。在数字化平台发展进程中，由于对技术因素的过度强调，也出现了人文关怀失落的问题，因此，构建信息化管理高效平台应掌握好技术因素和人文因素的平衡点，把握好保密性与开放性的尺度，相互借重，不可偏废。
四、结语
